Якщо ви є пристрасним працівником, і ви помітили, що деякі з процедур у вашій роботі можуть бути покращені, ви можете розглянути можливість написання пропозиції для запровадження нових процедур. Цей тип листа-пропозиції (або електронної пошти) можна класифікувати як внутрішню пропозицію. Написання внутрішніх пропозицій трохи відрізняється від написання зовнішніх пропозицій. Оскільки ви пишете людям, які працюють в тій же організації, що і ви, ви можете використовувати свій внутрішній жаргон і бути менш чутливими щодо використання конфіденційної інформації.
Створіть план своєї пропозиції. Визначте аудиторію, до якої ви звернетеся до пропозиції. Якщо ви хочете, щоб ваша організація запровадила нову систему бухгалтерського обліку, наприклад, зверніться до бухгалтерії, можливо, в офіс головного бухгалтера. Також, визначте мету вашої пропозиції - реалізацію певної системи обліку, наприклад. Крім того, поставите себе в взуття читачів. Це дозволить вам краще зрозуміти, як ви можете переконати аудиторію, що ваша пропозиція повинна бути прийнята.
Почніть писати пропозицію. У самому початку чітко і чітко вкажіть мету вашого листа. Наприклад, ви можете написати: "Я пишу цей лист, щоб попросити бухгалтерію розглянути можливість запровадження системи бухгалтерського обліку ABC".
Опишіть поточні процедури у вашій організації. Покажіть будь-яку неефективність у поточних процедурах. Наприклад, чинна система бухгалтерського обліку може бути занадто багато часу для роботи. Крім того, це може призвести до дорогих помилок.
Надайте короткий опис нових процедур. Окреслити, як вони будуть відрізнятися від старих. По-перше, опишіть свою пропозицію лише кількома реченнями. Після цього дайте якомога більше подробиць. Проте тримайте короткий та лаконічний лист про пропозицію.
Наведіть аргументи, які підтримують реалізацію запропонованих нових процедур. Чітко перерахуйте переваги, які нові процедури можуть принести організації. Можливі переваги можуть включати більш високу продуктивність, кращу якість вироблених товарів або послуг, більшу економію сировини та підвищення моральності працівників.
Створіть резервну копію своєї пропозиції з будь-якими документами, якщо це можливо. Наприклад, нові процедури можуть бути перевірені в інших місцях у вашій організації або у вашій галузі. Чітко позначте всі супровідні документи та вкажіть їх зміст у тексті листа-пропозиції.
Надайте докладну інформацію про те, як запропоновані процедури можуть бути реалізовані у вашій організації. Якщо ви запропонуєте запровадити нову систему бухгалтерського обліку, реалізація може здійснюватися поетапно. Деякий час нові та старі системи могли працювати одночасно. Після тестування нової системи стару систему можна припинити.
Попросіть когось ще прочитати лист-пропозицію, перш ніж подати його. Попросіть критики. Обговоріть пропозицію та визначте точки, де вона може бути покращена. Змініть деякі пропозиції в пропозиції, щоб зробити її більш переконливою.
Надішліть свою пропозицію.
Поради
-
Використовуйте просту мову. Якщо вам потрібно використовувати певні терміни, дайте їх визначення, якщо ви не впевнені, що людина, яка читає пропозицію, знайома з ними. Крім того, віддайте перевагу коротким реченням, які є зрозумілими і доречними.
