Складання свідоцтва про працевлаштування - це спільне завдання з людських ресурсів. Однак, як правило, не варто передавати інформацію про поточних або минулих співробітників по телефону. По-перше, у вас немає можливості перевірити ідентичність абонента. З іншого боку, видача інформації по телефону порушує правила конфіденційності, які існують у більшості підприємств. Кращим варіантом є отримання письмового дозволу від працівника, а потім надання письмової інформації про зайнятість.
Чому сертифікат про працевлаштування?
Компанії та приватні особи, які приймають рішення частково на основі поточної або минулої зайнятості та зарплати, потребують способу перевірки інформації, наданої працівником. Найбільш поширеними є банки та інші кредитні установи, власники житла, кадрові агентства та інші потенційні роботодавці. Кредиторам і домовласникам зазвичай потрібно лише перевірити стан зайнятості, заробітну плату або зарплату. Наймаючі компанії можуть запитувати інформацію, що стосується відвідуваності, ролі роботи та обов'язків. Правила перевірки визначатимуть, скільки інформації бажає надати ваша компанія.
Стандартний проти формальної перевірки
Інформація, яку ви включаєте в сертифікат про працевлаштування, часто залежить від того, чи створюєте ви стандартний чи офіційний сертифікат. Будь-яка версія повинна бути на офіційному фірмовому бланку компанії та включати дату, назву та підпис особи, яка видала верифікацію. Стандартний сертифікат, наприклад, такий, який може вимагати домовласник, зазвичай включає ім'я працівника, статус працевлаштування, поточну посаду та базову річну зарплату. Офіційне посвідчення, видане кредиторові, може також включати номер соціального страхування працівника та офіційну печатку або штамп нотаріуса.
Формат і стиль
Сертифікат про працевлаштування не має стандартного плану. Використовуючи стандартний аркуш паперу 8,5 на 11 дюймів, встановіть орієнтацію сторінки до країв і поля до 0,5 дюймів, щоб перевірка виглядала більше як традиційний сертифікат. Встановіть орієнтацію на портрет і використовуйте стандартні поля 1 дюйми для вигляду ділового листа. Центруйте бланки, які повинні містити назву підприємства та контактну інформацію, а потім почати вводити інформацію про перевірку. Ви можете відформатувати сертифікат як таблицю і ввести кожну частину інформації на окремій лінії з подвійним інтервалом. З лівого боку введіть такі мітки, як "Співробітник", "Поточна позиція" та "Річний дохід". Додайте відповідну інформацію на правій стороні.
Параметри доставки
Варіанти доставки часто відрізняються для стандартних та офіційних сертифікатів. Для отримання стандартного сертифіката про працевлаштування більшість підприємств надсилатимуть поштою, факсом або електронною поштою інформацію одержувачу. Коли офіційний сертифікат містить номер соціального страхування, більшість компаній надсилають інформацію через електронну пошту США. Ви також можете дозволити співробітникам забрати і доставити власний сертифікат. Чи повідомляєте ви співробітника, що сертифікат надано, залежить від розміру вашого бізнесу та кількості запитів, які ви отримуєте для цієї служби.
