Здійснено правильно, виплати відшкодування пробігу можуть бути податковими пільгами для підприємств і виключені з оподатковуваного доходу працівника. Проте для отримання цього сприятливого податкового режиму підприємства та працівники повинні дотримуватися декількох принципів внутрішньої податкової служби. Працівники, які не повністю компенсуються витратами на пробіг, можуть відняти невідшкодовану частину як різне відрахування.
Плани відрахування відшкодування пробігу
Роботодавці не є юридично зобов'язаними відшкодовувати витрати на проїзд, понесені співробітниками. Проте, багато хто вирішує це робити, тому що витрати підприємства вираховуються для цілей оподаткування. Для того, щоб бізнес стверджував пробіг як податковий відрахування, він повинен підтримувати документацію всіх витрат, які він відшкодовує для цілей водіння. Наприклад, працівник, який бажає відшкодувати газ, придбаний у відрядженні, повинен надати газовий квитанцію для отримання відшкодування. Крім того, працівники не можуть бути відшкодовані за милі, що рухаються, як частина їх звичайних поїздок на роботу.
IRS Стандартні тарифи на пробіг
Щоб спростити процес ведення обліку, IRS дозволяє підприємствам відшкодовувати працівникам на основі стандартної швидкості пробігу. Ця ставка призначена для обліку середньої вартості газу, технічного обслуговування, ремонту, ліцензій, страхування автомобіля, реєстрації та амортизації на основі милі. Стандартна швидкість пробігу була 56 центів за милю загнаний як 2014 податкового року, але це оновлюється на періодичній основі. Під цим планом відшкодування пробігу, співробітник тільки потребує підтримати журнал ведення діяльності та примітки ділової мети для кожної подорожі.
Оподаткування платежів за відшкодування пробігу
До тих пір, поки бізнес має підзвітний план, працівнику не доведеться повідомляти про будь-яку компенсацію пробігу як дохід. Щоб бути підзвітним планом, працівник повинен перевірити, що витрати пов'язані з бізнесом, передати витрати протягом розумного періоду часу і повернути будь-які надлишкові отримані відшкодування. Якщо план роботодавця не відповідає цим стандартам, він є невідповідним планом, а відшкодування оподатковується. У цій ситуації відшкодування відшкодовується разом з іншими зарплатами у річному W-2 працівника.
Податкові відрахування для працівників
Якщо Ваш роботодавець не повністю відшкодовує Вам витрати на пробіг, Ви можете відняти невідшкодовану частину як деталізований висновок. Неотримані витрати працівників відображаються як витрати на службову діяльність на Формі 2106. Щоб розрахувати витрати, ви можете або додати всі витрати, пов'язані з транспортним засобом, які Ви понесли на роботу, або скористатися стандартною нормою пробігу IRS. Обов'язково виключіть будь-які милі, що передаються як частину звичайної роботи. Різні деталізовані відрахування, такі як бізнес-витрати працівників, підлягають вирахуванню тільки після того, як вони перевищують 2 відсотки від вашої скоригованої валового доходу.
Інші витрати на пробіг
Поряд з невідшкодованими витратами на проїзд для ділових поїздок, платники податків можуть також відраховувати милі за медичні візити, переміщення та пробіг миль для благодійної організації. IRS дозволяє платникам податків стандартне відрахування віддалі у милях 23.5 центів за милю для медичних візитів та зворушливих та 14 центів за милю для благодійних організацій. Платники податків можуть вираховувати медичні витрати як витрати на оплату медичних послуг на Додатку A. Милі, що вирушають на благодійність, можуть бути включені в благодійні відрахування, які також відображаються на Додатку A. Рухомий пробіг віднімається на Формі 3903.
