Витрати на пробіг у Каліфорнії регулюються як Трудовим кодексом, Статтею 2802, так і Кодексом Положень Каліфорнії, Розділ 8, Розділ 13700-13702. Якщо роботодавець Каліфорнії вимагає від працівника керувати офіційним бізнесом компанії, він повинен або надати працівнику транспортний засіб, на який поширюються всі витрати, або відшкодовувати працівникові витрати на водіння. Закон штату Каліфорнія надає роботодавцям певну гнучкість у визначенні того, як точно відшкодувати витрат працівників за пробіг та витрати на водіння.
Основні відшкодування пробігу
За законом Каліфорнії, відшкодування пробігу визначається як сума, сплачена працівникам за всі "необхідні витрати, понесені в роботі транспортних засобів, наданих працівником за роботу". Відшкодування пробігу не обмежується витратами на газ, але повинен компенсувати працівникові додаткові фактори, такі як амортизація транспортного засобу, ремонт і витрати на страхування. Регулярні поїздки працівників не підлягають компенсації, якщо роботодавець не накладає обмежень на працівника під час роботи на робочому місці, вимагає, щоб працівник був доступний для роботи або керував його виконувати роботу в дорозі. Законодавство штату Каліфорнія вимагає від роботодавця ведення щоденних записів про відшкодування пробігу, а також зобов'язується, що виплати компенсації повинні бути зроблені до кінця місяця, наступного за місяцем, в якому відбулося водіння або коли працівник подав позов. У Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007) суд встановив, що існує три прийнятних способи, яким роботодавець Каліфорнії може відшкодувати витрати на пробіг - метод "фактичних витрат", метод "відшкодування пробігу" та "одноразова сума" "метод.
Метод фактичних витрат
У методі фактичних витрат працівники повинні подавати роботодавцю докладні звіти про витрати. Ці записи включатимуть фактичні витрати на кожен з компенсаційних компонентів експлуатації транспортного засобу і повинні включати пропорційні витрати, такі як шини, нафта, страхування та амортизація. Співробітник повинен обчислити частину загального часу водіння, пов'язаного з роботою, і використати цей відсоток для розрахунку пропорційних сум. Працівник також забезпечить витрати на газ. Хоча цей метод, ймовірно, є найточнішим, він вимагає детального звітування працівника та тривалої перевірки фактів роботодавцем.
Метод компенсації пробігу
Щоб дещо зменшити навантаження на звітність, але як і раніше забезпечувати справедливе відшкодування працівникам, роботодавці можуть використовувати метод відшкодування пробігу. Цей метод передбачає щомісячне відшкодування витрат на основі ставки відшкодування пробігу на службу внутрішньої податкової служби, яка, на думку Департаменту трудових стандартів штату Каліфорнія, є розумною ставкою відшкодування для всіх витрат, пов'язаних з керуванням автомобілем. Якщо працівники або роботодавець не згодні з тим, що ставка є прийнятною, оплата може відрізнятися від ставки IRS - але тягар стоїть на стороні, що подає скаргу, щоб довести, чому це має бути. Під методом відшкодування віддалі у милях, записи кожної милі загнані, та дата ведення мали місце, все ще мусить бути утримане.
Метод "одноразова сума"
Метод відшкодування "одноразової суми" дозволяє роботодавцю компенсувати працівникам за управління витратами, збільшуючи їх загальну компенсацію. Це може бути певний платіж, який часто називають "автокредитом", або збільшення до базової компенсації. Якщо роботодавець збільшує базу або комісію, роботодавець зобов'язаний визначити суму компенсації, яка призначена для відшкодування витрат працівнику. Варіант одноразової суми може бути придатним, коли працівники часто роблять такі ж подорожі з причин, пов'язаних з роботою.
