Як запустити інвентаризацію Церкви

Інвентаризація релігійних організацій може бути як фізичними предметами, так і набором навичок членів конгрегації, які готові пожертвувати свій час. Ті, хто бажає пожертвувати свій час і досвід, повинні враховуватися, щоб вони могли бути належним чином використані для користі церкви. Фізичні церковні активи повинні бути задокументовані в письмовому вигляді з документами, що зберігаються безпечно в декількох місцях. Кілька людей можуть допомогти підготувати початкову церковну інвентаризацію, але обслуговування та безпечне зберігання повинні бути призначені одному призначеному. Збір початкової інвентаризації може тривати до тижня, а щорічне примирення інвентаризації має тривати не більше дня або двох. Цей проект вимагає уваги до деталей.

Елементи, які вам потрібні

Програмне забезпечення електронних таблиць
Інтернет
Принтер / копіювальний апарат
Буфер обміну
Олівець
Мітки

Інвентаризація фізичних елементів

Отримайте з Інтернету готову форму інвентаризації церкви або створіть власне з використанням програмного забезпечення для роботи з електронними таблицями. У верхній частині форми вкажіть назву організації та пробіли для номера аркуша та назви місця. Нижче ви можете створити стовпці "Серійний номер", "Опис елемента", "Дата придбання", "Початкове значення" та "Зберегти / Вилучити". Надрукувати достатню кількість копій форми для використання в кожній кімнаті церкви та прикріпити до буфера обміну.

Розрізняють поставки та обладнання, помічаючи суму долара, яка кількісно визначає відмінність. Наприклад, предмети з вартістю до $ 500 кожен вважається поставками, тоді як предмети з вартістю понад $ 500 кожен вважаються обладнанням. Завдяки своїй вартості, обладнання повинне бути інвентаризовано, тоді як не є необхідним для постачання запасів.

Створіть послідовний список серійних номерів, використовуючи програмне забезпечення для роботи з таблицями, і надрукуйте номери, по одній, на 1-дюймові ярлики. Перший час інвентаризація коли-небудь взятого серійного номера повинна проводитися в форматі номера року-місяця. Унікальний номер - це той, який буде змінюватися послідовно, наприклад: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.

Почніть в одній кімнаті та позначте всі елементи, які вважаються обладнанням. Після того, як ідентифіковано, прикріпіть одну етикетку серійного номера на нижній частині кожного елемента, щоб можна було відстежувати елементи.

Зверніть увагу на номер аркуша та назву приміщення, використовуючи форми інвентаризації в буфері обміну. Для кожного елемента дається серійний номер, записуйте дані у всі поля, що знаходяться у формі інвентаризації.

Поле опису має мати огляд елемента. Серійне поле має містити номер, який ви прикріпили до нижньої частини елемента. При отриманні початкової інвентарної інформації дата отримання та початкове значення можуть бути недоступними. Якщо це так, заповніть відповідну форму. Якщо це не так, запишіть поточну дату в поле, отримане за датою, і оцініть значення. Якщо елемент зберігається, просто поставте чек у поле. Якщо він утилізується, зверніть увагу на дату видалення.

Переміщайтеся з кімнати в кімнату, повторюючи кроки 4 і 5. Не забувайте продовжувати відзначати номер аркуша та назву кімнати у верхній частині кожного аркуша під час зміни розташування.

Зробити поодинокі копії заповнених форм інвентаризації. Помістіть кожну копію, послідовно по порядку за номером аркуша, в папку з трьома кільцями. Помістіть один сполучний матеріал у безпечному, віддаленому місці, а інший - у адміністративному офісі. Слідкуйте за процедурами інвентаризації принаймні раз на рік.

Інвентаризація наборів навичок

Отримайте готову волонтерську форму з Інтернету або створіть власну програму за допомогою електронних таблиць. Включіть поля для "Ім'я", "Адреса", "Номер телефону", "Адреса електронної пошти", "Доступні дні" та "Доступні години на тиждень". У стовпці вниз сторінки, перелічіть навички або ролі, що вимагаються, і інструкції для волонтерів, щоб об'їхати сфери інтересів, такі як водій автобуса, волонтер громадського харчування, координація діяльності та пожертвування донорів.

Розповсюджуйте форму під час недільної школи або церковної служби або надсилайте її поштою з проханням повернути її до певного місця на певну дату або до неї.

Вставте форми в папку з трьома кільцями, або для зручності використання, створіть цифрову базу даних з особистою інформацією та інтересами волонтерів. Таким чином, можна здійснювати прямий контакт із зацікавленими членами конгрегації, а адміністративний персонал може точно побачити ресурси, доступні для церкви.

Розповсюджуйте нові форми волонтерів не пізніше ніж один раз на рік. Якщо оновлені форми не повертаються особі, яка попередньо заповнила їх рік тому, то зв’яжіться з телефоном, щоб визначити, чи вони все одно хотіли б пожертвувати свій час у тих областях, які вони раніше відзначали, і вносити відповідні зміни.

Поради

Переведення фізичних даних на інвентарний аркуш у цифрову електронну таблицю дає третій пункт збереження.

Додавання нових елементів до запасів під час їх вступу гарантує правильність реєстрації їх дати придбання та початкового значення.

Щорічно переглядайте форму волонтера, щоб включити нові навички або посади.