Підприємства, які підтримують інвентаризацію, використовують системи запасів для управління рівнями запасів як на складі, так і на заводі. Такі компанії повинні вирішувати між використанням систем періодичної інвентаризації та вічних систем інвентаризації. З будь-якою системою компанія все ще має приймати фізичну інвентаризацію принаймні один раз на рік. Фізична інвентаризація надає кілька переваг для управління бізнесом.
Системи інвентаризації
Системи інвентаризації відповідають потребам бізнесу, надаючи інформацію про кількість запасів і значення долара. Багато систем інвентаризації надають інформацію про конкретне місце розташування складу інвентарю та кількість, що знаходиться в цьому місці. Працівники та керівники заводу використовують цю інформацію для пошуку конкретних предметів для доставки клієнтам або для того, щоб визначити, чи потрібно компанії змінювати порядок конкретних товарів, оскільки наявні запаси зменшилися. Системи інвентаризації також надають інформацію бухгалтерії щодо загальної вартості запасів, що належить компанії.
Вічний реєстр
Постійна система інвентаризації оновлюється кожного разу, коли склад отримує запаси від постачальників, а також кожен раз, коли склад постачає інвентаризацію клієнту. Система безперервної інвентаризації забезпечує баланс запасів у будь-який момент часу. Цей баланс постійно оновлюється. Багато компаній використовують сканери та штрих-коди, щоб легко записувати зміни у залишках запасів. Ці компанії перевіряють частини запасів, коли вони відправляються або отримують, що автоматично оновлює баланс у системі інвентаризації.
Фізична інвентаризація
Фізична інвентаризація складається з ручного підрахунку кожного елемента інвентаризації та порівняння його з кількістю, зафіксованою в системі інвентаризації. Деякі компанії відокремлюють працівників на дві групи: одна група підраховує кожну позицію, а друга - перераховує кожну позицію. Це дозволяє компанії порівнювати два показники з кількістю зареєстрованих в системі і виявляти потенційні проблеми інвентаризації. Фізичний облік запасів дозволяє компанії правильно визначити кількість запасів, визначити необхідні коригування запасів і дослідити відхилення.
Коригування запасів
Іноді компанії виявляють розбіжності між фактичними кількостями в інвентаризації та записаними запасами. Коли це відбувається, компанія записує коригування запасів для корекції балансу запасів у системі. Корегувальні величини виникають в результаті порівняння фактичної кількості з системою. Мета коригування запасів полягає в тому, щоб зробити систему інвентаризації рівною фактичної інвентаризації, що належить компанії.
Дисперсія запасів
Після проведення фізичної інвентаризації компанія досліджує відхилення кількості виявлених факторів, щоб визначити причину відхилень. Відхилення, як правило, виникають внаслідок помилок, крадіжок або знищення працівників.
