Зображення розраховує на фотографічні підприємства, тому надаючи легкий для читання, добре задокументований рахунок-фактури має додаткове значення. Вони підсилюють ваш професіоналізм і, коли організовані і точні, полегшують процес схвалення клієнта. Не існує жодного офіційного формату, і ви можете пристосуватися до різних завдань. Проте ключові елементи належать до кожного рахунку-фактури, незалежно від його розташування. Включаючи їх захищає вас і ваших клієнтів і робить вашу бухгалтерію більш ефективною.
Створіть заголовок
Одним з найважливіших слів для рахунку є "Рахунок-фактура", який Hallmark Institute of Photography рекомендує розміщувати у верхній частині сторінки, щоб не пропустити в іншу пошту клієнта. Включіть свій логотип для розпізнавання. Щоб отримати винагороду, вкажіть назву компанії, ідентифікаційний номер роботодавця або EIN, а також контактну інформацію, наприклад, адресу, телефонні номери, електронну пошту та веб-сайт.
Додати ідентифікатори транзакцій
У рахунку-фактурі має бути вказаний номер замовлення клієнта, його назва та дата. Вкажіть рахунки-фактури та полегшіть відстеження та уникніть плутанини. Система нумерації може призначити послідовний номер клієнтському коду або бути на основі дати. Інший інструмент відстеження, номер завдання, призначений для проекту, належить до цього розділу. Зверніть увагу на дату та політику оплати, такі як "оплата при отриманні" або "залишок коштів після отримання зображень", а також будь-які знижки на достроковий платіж.
Умови ліцензування
Фотографи володіють своїми зображеннями. Включіть розділ, що передбачає права користування та право власності на зображення, яке ви надаєте клієнту оскільки вони можуть призвести до ліцензування та винагороди за творчість. Американське товариство медіа-фотографів рекомендує використовувати універсальну систему ліцензування зображень - ПЛЮС - порядок вибору мови та категорії для шаблону або висловлювання, що охоплює права на носії, необхідну фотографію кредитних слів і придбані права. Для більш простих завдань використовуйте фразу типу "Реклама, публічність і використання 40 зображень безкінечно".
Детальні витрати
М'ясо вашого рахунка-фактури - це детальний опис роботи та витрат. Опис завдання, яке веде цей розділ, охоплює специфіку, наприклад, розташування знімків, сюжети, кількість зображень та спеціальні вимоги. Наприклад, опис сеансу фотозйомки брошур компанії може читати: "Триденний знімок об'єктів і працівників у Racine, Wisconsin, комплекс для 40 портретів, які будуть доставлені в цифровому форматі. і укладання гардеробу."
Порядок, у якому ви перераховуєте витрати на відшкодування, має відображати той, який використовується на вашій оцінці. Витрати на проїзд, постачання, оренду та будь-який найманий, щоб допомогти стріляти в цьому розділі, як і підготовка зборів за цифрові файли, компакт-диски та веб-галереї або докази. Окремі збори з витрат визнають будь-які платежі та кредити, отримані на сьогодні. WonderfulMachine пропонує це замовлення для підсумку платежів.
Збори:
- Тарифи на ліцензування, творчі та кадрові витрати вказані окремо з будь-якими витратами на день
- Докази
- Зображення, оброблені для відтворення, та плата за зображення за загальну суму
Витрати:
- Персонал
- Обладнання
- Авіаквитки
- Житло
- Кейтеринг
- Прокат автомобілів
- Харчування та інше. Загальні витрати
Додайте квитанції
Організація квитанцій за категоріями витрат скорочує час, коли клієнту потрібно затвердити та сплатити рахунок. Зберігайте оригінальні квитанції та надайте копії для підтвердження рахунка-фактури. Розгляньте сканування кожної групи квитанцій, щоб створити документ у форматі.pdf, який можна редагувати для ясності. Додайте заголовок, виділіть загальну суму витрат категорії та повторіть загальну кількість сторінок як виноску в нижньому правому куті. Перерахуйте витрати без квитанцій, наприклад, пробіг і поради, на дрібному касовому журналі та перевірте це. Після цього клієнт зможе порівняти загальний обсяг надходжень за оренду обладнання з цією позицією в рахунку-фактурі.
