Написання рахунку-фактури за відпрацьовані години або певну послугу, надану іншому підприємцеві або фізичній особі, вимагає дещо іншого підходу, ніж той, який використовується для продажу матеріального продукту. Замість того, щоб збирати встановлену роздрібну або оптову ціну, ви виставляєте рахунки або за відпрацьовані години за узгодженою ставкою, або за певну послугу, що виконується за узгодженою ціною. Виставлення рахунків за надані послуги вимагає уваги до деталей.
Спілкуйтеся з клієнтами, коли і як ви збираєтеся виставляти рахунки за свою роботу. Якщо ви сплачуєте частину рахунку авансом перед початком проекту, вам потрібно повідомити своїх клієнтів. Якщо ви оплачуєте незавершене виробництво, а не чекаєте завершення контракту, переконайтеся, що ваш клієнт погоджується. Багато підприємств малого бізнесу виставляють рахунки в електронному вигляді. Дозвольте вашим клієнтам знати, що вони отримуватимуть рахунки, надіслані електронною поштою, тільки щоб вони не випадково видалили їх.
Тримайте хороші записи. Складіть записи про дату і відпрацьовані години і характер наданих послуг. Перегляньте договір про проект або контракт на обслуговування, щоб оновити пам'ять про конкретні умови. Перевірте ім'я та адресу. Включіть довідковий номер клієнта, якщо такий є.Вкажіть свій власний номер посилання на файл, якщо це можливо.
Використовуйте простий формат. Це робить процес виставлення рахунків більш ефективним. Можна також використовувати програмне забезпечення для стандартизації формату рахунку-фактури. Ваш рахунок-фактура має містити поля для референтних номерів рахунків-фактур, дату виставлення рахунку, назву підприємства та адресу, а також ім'я офіцера-контрагента, якому надіслано рахунок-фактуру. Залишайте достатньо місця для деталізації послуг, наданих разом із відповідними кодами проектів або продуктів.
Вкажіть суму рахунка-фактури. Години можуть бути фактичними годинами обслуговування, наданими за узгодженою погодинною ставкою, або конкретними послугами, які Ви надали за суму рахунка-фактури. Наприклад, якщо ви будуєте під'їзд, ви, можливо, склали план, підібрали пиломатеріали і заклали основу рамки протягом одного розрахункового періоду. Ви можете перерахувати види діяльності та вказати одну одноразову суму рахунка-фактури. Або, ви можете перерахувати кожну діяльність окремо, вказати відпрацьовані години для кожного, а потім обчислити суму рахунку, помноживши відпрацьовані години і погодинну ставку.
У разі необхідності вкажіть супровідні документи. Наприклад, якщо ви повинні були скористатися кур'єрськими послугами або дублювати служби для виконання завдань, додайте копії квитанцій.
