Малі підприємства та фрілансери з хорошими продажами можуть бути прибутковими на папері, але борються за оплату своїх рахунків через поганий грошовий потік. Надсилання своєчасних та зрозумілих рахунків-фактур для продуктів, які ви продаєте, або послуг, які ви надаєте, можуть допомогти уникнути нестачі грошей. Використовуючи стандартну інформацію, що міститься у більшості рахунків-фактур, ви можете створити власну систему, яка допоможе вам зібрати ваші дебітори рано, ніж пізніше.
Перелічіть інформацію для рахунка-фактури
Вирішіть, що ви хочете покласти на рахунок-фактуру. Загальна інформація про рахунки-фактури включає наступне:
- Назва та адреса вашого бізнесу
- Дата операції
- Опис транзакції
- Ціна за одиницю реалізованої продукції
- Кількість проданих одиниць
- Загальна ціна замовлення
- Податок з продажів
- Назва та адреса замовника
- Номер замовлення на придбання (якщо використовується клієнтом)
- Контакт із клієнтом
- Терміни оплати
- Дисконтна пропозиція
- Варіанти оплати
Опис елементів
У описі вашої транзакції вказується, що замовник замовив у фразі або фразі. Ціна за одиницю товару - це ціна за кожний проданий товар. Ваші умови оплати описують, коли гроші надійшли вам, а також будь-які штрафи за несвоєчасну оплату. Варіанти оплати включають інструкції про те, як клієнт може вам платити, наприклад, чек, сплачений на ім'я вашої компанії, адресу електронної пошти PayPal або повідомлення про те, що ви приймаєте платежі по кредитній картці по телефону. Якщо ви бажаєте здійснити повну оплату протягом вказаної кількості днів, наприклад, 30 днів, включіть фразу "Чистий 30 днів". Якщо ви бажаєте запропонувати знижку на достроковий платіж, укажіть щось подібне: "3-відсоткову знижку для оплати в межах 10 підприємств днів цього рахунку-фактури."
Створити номер рахунка-фактури
Коли ви називаєте людей, яким ви зобов'язані гроші, особливо великі клієнти, і ті, хто з вами повторює справу, вони часто запитують про номер вашого виставлення рахунку, про який ви телефонуєте. Якщо ви отримаєте дзвінок про рахунок-фактуру від клієнта, ви зможете знайти документ швидше, якщо ви матимете рахунки-фактури.
Найпростішим способом створення системи нумерації для своїх рахунків-фактур може бути початок кожного номера рахунка-фактури з датою, а потім включення цифри, що відповідає кількості рахунків-фактур, які ви пишете в цей день. Наприклад, якщо ви будете писати лише один рахунок-фактуру 25 квітня 2015 року, номер вашого рахунку буде 42520151. Якщо ви напишете другий рахунок-фактуру в цей день, номер рахунка-фактури буде 42520152. Ця система допоможе вам запобігти випадковому використанню того ж самого номер на двох різних рахунках-фактурах. Ви можете використовувати літеру замість цифри, щоб слідувати за датою та / або використовувати тире, щоб відокремити дату від останньої цифри або літери. Наприклад, ви можете скористатися 4252015-1 або 4252015-A для першого рахунку, який ви напишете 25 квітня 2015 року.
Створіть рахунок-фактуру
Після того, як ви дізнаєтеся, яку інформацію потрібно включити до рахунка-фактури та маєте номер рахунка-фактури, створіть документ. Вгорі вкажіть назву вашої компанії та контактну інформацію, а потім інформацію про клієнта. Можливо, найпростіше перелічити інформацію за допомогою заголовків, за якими йде двокрапка, потім інформація. Наприклад, постачальник може встановити рахунок-фактуру для кексів з цією інформацією:
Рахунок-фактура №: 4252015-1 шт. Замовлено: Cupcakes Ціна за одиницю: $ 2.50 Всього одиниць: 144 Загальна ціна: $ 360 Податок (на 7%): $ 25.20 Загальна сума: $ 385.20
