Тендерна документація - це пропозиція на поставку продукції або послуг або виконання робіт за визначеною ціною і за визначених умов. Якщо ви постачаєте продукцію іншим підприємствам або державному сектору, процес подання тендеру конкурує з іншими підприємствами. По суті, тендерний документ - це лист, в якому пояснюється, яким чином Ви задовольняєте очікування Вашого клієнта і чому Ви є найкращим. Написуючи тендер, Ви можете відточити свої цілі, сильні та слабкі сторони та підвищити свій профіль з Вашим клієнтом.
Запитувана інформація
У тендерній документації розглядається декілька очікувань потенційного клієнта, починаючи з мети вашої ставки. Ви повинні вказати свої повноваження, описуючи минулий досвід. Приклад успішної роботи, виконаної для іншого клієнта, є переконливим. Поясніть, як ви надаватимете послугу або продукт, формулюючи процеси вашої компанії, а також людські та технічні ресурси, необхідні для виконання. Надайте графік результатів і опишіть, як буде керуватися проектом. Визначити ризики або потенційні проблеми, які можуть уповільнити або перешкодити впровадженню. Ознайомтеся з вашою структурою ціноутворення, а також з міркуваннями післяопераційного обслуговування. Потенційні клієнти також хочуть знати про навички та досвід вашої команди. Нарешті, складіть супровідний лист, у якому підсумовується точка тендера, а також його структура.
Відповідь команди
Як тільки ви дізнаєтеся, що очікується в тендері, організуйте команду для вирішення її різних розділів і керуйте процесом написання. У певному сенсі ви пишете скорочений бізнес-план для конкретного продукту або послуги. Визначте, хто відповідає за дослідження та збір необхідної інформації. Хтось може потребувати координації різних матеріалів, які допоможуть вам або авторові скласти тендерний документ. Якщо що-небудь про тендер незрозуміло, телефонуйте або зустрічайтеся з клієнтом і задайте питання. Загалом, клієнтам не хочеться нічого, крім того, щоб внести свої ідеї у ваш процес реагування на їхні потреби.
Плануйте і напишіть Win
Знання способів, якими ви можете відрізнити себе від конкурентів, може допомогти вам написати переможний тендерний документ. Мозковий штурм нових ідей для вирішення проблем потенційного клієнта щодо продуктів та послуг, які ви надаєте. Якщо він має турботу про обслуговування продукту, знайдіть рішення, яке вирішує це занепокоєння. Як правило, клієнти хочуть цінувати свої гроші, тому ціноутворення не є єдиним визначником того, хто йде з бізнесом. Визначте, що ви можете запропонувати, щоб ваші конкуренти не могли, наприклад, покращити сервіс, зменшити ризики, підвищити надійність або кращу якість. На додаток до вирішення того, що хоче клієнт, внесіть корисну ідею.
Поради щодо композиції
Погано написаний і представлений документ може перешкодити навіть найкращим тендерам. Тримайте документ діловим чином, використовуючи короткі строгі речення та пункти. Точки маркерів та заголовки допомагають сегментувати документ. Переконайтеся, що всі елементи документа, такі як резюме членів команди, були стандартизовані. Шрифт повинен бути рівномірним протягом усього тендера. Попросіть редактора переглянути та переглянути документ, а потім ввести коректор, щоб розчісувати помилки та пропуски. Включіть зміст, щоб читач міг проглянути документ і легко знайти окремі розділи.
