«Племінне знання» визначається як будь-яка неписана інформація, яку використовує ваш бізнес, команда, група або плем'я для досягнення своїх цілей. Проблема з родоплемінними знаннями, коли ви втрачаєте ключових членів племені, знання йде з ними. Коли ви документуєте процедури компанії або процес, ви можете захистити ці знання і швидко привести нових членів до швидкості. Розуміння необхідності документування "племінних знань" є важливим елементом створення цих документів.
Визначте свої продукти
Створіть "Заяву сфери", написавши просте твердження, яке ідентифікує все, що має бути включено в цей проект документації. Чітко визначте конкретний процес, який буде документовано. Вкажіть, чи відповідає документація щодо процесу, як цей процес насправді працює сьогодні, або визначає, як процес повинен працювати в майбутньому.
Створіть "Матрицю власності", яка показує, хто володіє процесом або хто володіє частинами процесу. Ця матриця може бути такою ж простою, як організаційна схема або схема процесу, яка чітко визначає контактні дані власників та власників.
Визначте конкретні продукти або послуги, які документуються. Зазвичай це список, який включає всі або відповідну інформацію, наприклад номер моделі, номер деталі та опис.
Опишіть ролі учасників процесу. Надайте чітке пояснення на основі посади, а не індивідуальних можливостей. Поясніть, що робить ця позиція і як вона вписується в цей процес. Це може бути єдиний документ з назвою і описом завдання або повним описом роботи для кожної ключової позиції в процесі документування.
Документуйте кожен крок процесу, від початку до кінця, створюючи схему або схему "Потік процесу". Зазвичай створюється блок-схема високого рівня, що показує основні етапи процесу, а схема потоку низького рівня документує етапи процесу, які підпорядковані кожному з основних кроків.
Створіть відповідну документацію "Політики та процедури" для кожного етапу процесу. Коли ви досліджуватимете цей процес за допомогою інтерв'ю та досліджень, ці політики та процедури виникнуть. Зберігайте докладні записки, які слугуватимуть основою для створення цих документів щодо політики та процедур.
Включіть документ у ваші результати, що надає пояснення внутрішнього процесу "Управління документами". Цей документ повинен пояснити, як документи компанії розглядаються та затверджуються, а також поширюються та архівуються в компанії.
Створіть документи
Інвентаризуйте існуючі документи, щоб отримати чітке розуміння того, що зараз є на місці. Вам не доведеться винаходити колесо, створюючи нові документи, якщо одна й та сама інформація висвітлена в існуючих документах. Визначте, які з цих документів можна використовувати і які можуть бути побудовані, а які документи застаріли. З завершеною інвентаризацією існуючих документів, ви будете знати, які документи відсутні і повинні бути створені. Створити загальний список документів, що показують статус кожного документа як існуючого, застарілого або нового. Перед першою зустріччю з топ-менеджером вкажіть цей "Інвентар".
Створіть "Матрицю власності", переглянувши все, що вже є, наприклад існуючі організаційні діаграми та каталоги компаній. Мати цю "Матрицю власності" в руці до першої зустрічі з топ-менеджером.
Зустрічайтеся з топ-менеджером та перегляньте "Інвентар" і "Матриця власності". Мета цієї зустрічі полягає не лише в тому, щоб залучити топ-менеджера до перевірки ваших досліджень, а й схвалити його і погодитися з вашим планом. Будьте готові до цієї зустрічі і не витрачайте час на топ-менеджера.
Зустрітися з кожним керівником відділу після того, як ви зробили всі зміни топ-менеджера до "Ресурсів" і "Матриці власності". Метою цих засідань керівника відділу є забезпечення швидкості роботи керівника цього відділу, а також ініціювання обговорення ролі керівника кожного відділу та процесів, якими вони володіють. Візьміть докладні записки або запишіть зустріч, щоб нічого не пропустити. Коли ви рухаєтеся вперед по цих зустрічах керівника відділу, цей процес виникне і почне затверджуватися.
Оновлюйте всі результати на постійній основі, коли ви отримуєте нову або більш точну інформацію від кожного керівника відділу. Після вашого останнього засідання керівника відділу, ви повинні були конкретизувати близько половини ваших результатів.
Зустрічайтеся з відповідними керівниками, провідними майстрами та іншими учасниками процесу, щоб з'ясувати, що насправді відбувається на цьому етапі процесу. Ці люди будуть ідентифіковані керівником їх відділу під час інтерв'ю. Ці практичні люди, як правило, більш обізнані в покроковому, повсякденному, процедурах у своїй зоні відповідальності, ніж їхні керівники відповідного відділу. Знову зробіть детальні нотатки і зробіть усе можливе, щоб бути готовими до зустрічі з цими людьми, щоб звести до мінімуму час, який ви виймаєте зі свого напруженого дня.
Завершіть свій перший проект усіх своїх документів. Це називається першим проектом, але ці документи все ще повинні бути повністю завершені на основі всієї отриманої на сьогоднішній день інформації.
Розповсюдьте свої перші проекти документів, чітко позначені як перший проект, відповідним керівникам відділів та підлеглим для їх розгляду. Дайте їм час повністю переглянути ці документи і попросити їх змінити будь-які зміни.
Ініціюйте другий раунд окремих зустрічей з тими ж керівниками відділів і підлеглими, щоб переглянути всі червоні лінії і підготувати свій остаточний проект цих документів.
Виконайте всі зміни червоної лінії. Зверніть пильну увагу на зміни в один крок, які можуть вплинути на попередній або наступний крок, і відповідно змінити ці документи, процедури або кроки потоку. Подайте цей остаточний проект до керівників відповідних підрозділів та підлеглих для остаточного розгляду.Відправити весь остаточний проект одночасно до топ-менеджера для перегляду топ-менеджера.
Зробити остаточні зміни та подати ці переглянуті документи назад до ініціатора для остаточного затвердження. Перед остаточним затвердженням може бути багато змін. Вам потрібен кожен підлеглий і керівник відділу, щоб дати вам повне затвердження документів, або частин документів, які безпосередньо стосуються сфери їх відповідальності. Однак, ваша документація не вважається схваленою, доки топ-менеджер не перегляне та не схвалить її.
Поради
-
Інтерв'ю можуть бути делікатними, оскільки ви перериваєте чийсь робочий день. Будьте готові до цих інтерв'ю, маючи відповідні матеріали, такі як "Схема процесу" або інші документи, які допоможуть інтерв'ю рухатися вперед. Будьте впливовими і завжди звертайтеся до кожного з такою ж гідністю та повагою, що очікуєте самі. Будьте ефективними та тримайте інтерв'ю у фокусі конкретної мети зустрічі.
