Документація процесу чітко окреслює критичні завдання, які мають місце в компанії. Вони усувають непорозуміння серед співробітників і ставлять всіх членів компанії на одну сторінку. Документ процесу визначає те, якими є поточні процеси в компанії. Виявляючи поточну практику, ви часто розкриваєте недоліки в існуючій системі і бачите можливості для її вдосконалення. Документація процесу також дозволяє компанії швидше пристосовуватися до мінливих потреб бізнесу. Чітке визначення поточних функцій вашої компанії дозволить краще рухатися вперед.
Визначте обсяг документа. Ви можете документувати кожен процес в компанії або у великих компаніях, зосереджуючись на одному процесі. Наприклад, велика корпорація, можливо, захоче почати з тільки своїх бухгалтерських функцій, замість того, щоб документувати всю роботу організації.
Розробити односторінкове візуальне представлення процесів. Включіть матрицю придатності, схему того, хто відповідає за кожне завдання або схему технологічного процесу. Діаграма технологічного процесу є високим рівнем представлення різних кроків для завершення процесу і способу проходження кроків через організацію. Наприклад, різні етапи оплати рахунка-фактури можуть бути викладені за допомогою схеми технологічного процесу.
Поясніть вплив процесу на продукти та послуги. Деталізуйте наслідки нормальних операцій і наслідки, які можуть призвести до невдачі в процесі. Наприклад, якщо рахунки-фактури втрачені і не отримають оплату, постачальник відмовиться відвантажити наступне замовлення.
Визначте ролі в процесі. Визначте ролі за їх роботою, а не окремо. Наприклад, кредиторські кредитори обробляють рахунки та вводять їх у систему для оплати. Контролер схвалює рахунки-фактури та авторизує платіж.
Опишіть всі комп'ютерні системи та програмне забезпечення, що використовуються в процесі. Чітко визначте кожну систему, її призначення та її функціональність.
Документуйте процес від початку до кінця. Використовуйте схему технологічного процесу як керівництво для складання тексту. Включіть якомога більше деталей, залежно від того, яку область ви вибрали для включення до документа. Використовуйте назви ролей для призначення відповідальності, а не окремих імен.
Додайте розділ для виключень. Документуйте, що відбувається, коли не виконується нормальний потік процесу. Наприклад, коли комп'ютерні системи не працюють, застосовується система бухгалтерського обліку на паперовій основі для обробки рахунків-фактур.
Перегляньте документ процесу з усіма потерпілими сторонами. Переконайтеся, що всі погоджуються з процесами.
