Зустріч може бути визначена як процес спільної роботи, призначений для того, щоб відповісти на питання, хто, чому, як і яка конкретна мета. Характеристики неефективних зустрічей включають пасивні учасники та регургітацію раніше обговорюваних тем. Ефективні зустрічі, по суті, є протилежними. Ефективні зустрічі можуть підвищити продуктивність праці, моральний стан співробітників та прибутки.
Функція
П'ять кроків для підготовки та проведення ефективних зустрічей, також відомих як п'ять пунктів, це: мета, план, учасники, участь та перспективи, зверніть увагу на Девід Уеттен та Кім Кемерон у книзі «Розвиток управлінських навичок». зустріч. План - це хід дій під час зустрічі. Учасники включають учасників та фасилітаторів. Необхідна участь учасників та фасилітаторів. Перспектива - це мета, яку має досягти зустріч, і короткий виклад угод, що виникли в результаті зустрічі.
Інструменти
Ігри є одними з найбільш ефективних інструментів, які використовуються для проведення успішних зустрічей. Рекомендуються швидкі, недорогі, адаптовані ігри з низьким рівнем ризику та участі. Мозковий штурм - це ще один інструмент, який використовується для збору інформації та пояснення проблеми або ситуації. Інші інструменти для ефективних зустрічей включають анкети, опитування, інтерв'ю та робочі листи.
Характеристики
Ефективні зустрічі є творчими, учасними, інноваційними та привабливими. Вони починаються і закінчуються вчасно. Хтось призначений для відстеження хвилин і порядку денного. Заплановані перерви відбуваються в призначені часи. Заохочуються жваві та позитивні дискусії. Учасникам дозволяється оцінювати зустріч. Ефективні зустрічі закінчуються на дружній ноті з фасилітатором, що забезпечує гармонію між учасниками.
Частота і тривалість
Пітер Хоні пише в книзі «Удосконалюйте навички людей», що ефективні зустрічі ідеально проводяться максимум раз на тиждень, як правило, для тих самих учасників. Найбільш успішні зустрічі закінчуються через годину і, як правило, не тривають до двох годин.
Значення
Погано керовані зустрічі негативно впливають на моральний стан співробітників, роблячи деякі з них скептичними та песимістичними, а інші стають апатичними та неуважними. Неефективні зустрічі, зазначає Барбара Дж. Стрібел у книзі «Керівництво керівника ефективних зустрічей», коштує підприємствам мільярди доларів щороку в втрачених можливостях і втраченому часу. Вони пошкоджують імідж організації, підкреслюють її неефективне управління і знижують продуктивність. Ефективні зустрічі зберігають два найцінніших ресурсів компанії: час і талант. Спільні та ефективні зустрічі активізують співробітників.
