Протоколи засідань є організованим записом учасників зустрічі та обговорюваними темами. Протоколи служать корисним посиланням на обговорення та рішення, а також допоміжний документ для внутрішніх рекомендацій.
Включені елементи
Відкриття протоколу засідань включає список учасників. Він також відзначає дату, час і налаштування зустрічі. Під час зустрічі теми подаються для обговорення, іноді голосуються або приймаються рішення. Додаткові протоколи посилаються на учасників, які беруть участь у кожній темі. У протоколі також зазначаються ідеї, представлені для обговорення, і кожен, хто представляв кожну ключову думку. Голоси або рішення, а також спрямовані кроки дій також включені в хвилини.
Типи зустрічей
Учасники неформальних засідань робочих груп або комітетів часто беруть свої власні нотатки. Один член може навіть поширювати огляд зустрічі іншим учасникам. Проте організовані та структуровані протоколи засідань зазвичай використовуються лише для більш офіційних зустрічей. Протокол зазвичай зберігається для засідань організаційного комітету, засідань правління, засідань урядових агентств або офісів та зустрічей з громадськістю. Секретар або адміністративний персонал зазвичай записує і готує протоколи.
Посилання Використання
Члени робочих груп або комітетів часто використовують протоколи засідань. Протоколи керують кожною особою, яка бере участь у виконанні прийнятих рішень. У спільних налаштуваннях, хвилини також допомагають лідерам притягнути до відповідальності кожну особу за свою роль. Якщо член команди не виконує узгоджених дій, він може отримати догану від лідера. Протоколи засідань урядових або громадських організацій також відповідають зобов'язанню державних органів передавати інформацію населенню, якій вони обслуговуються, та надавати інформацію про офіційний бізнес.
Використання документації
У деяких випадках протоколи зустрічей також використовуються як допоміжний документ. Організаційні комітети часто обговорюють проблеми, резолюції та дії, а потім роблять офіційну рекомендацію більшій раді або органу. Протокол часто додається до подання, щоб продемонструвати бесіди, залучені комітетом. У коледжі, наприклад, школи або відділи освітніх програм зазвичай подають протоколи засідань консультативного комітету на підтримку пропозицій навчальних програм.
