Протоколи засідань є протоколом всіх важливих обговорених питань та будь-яких рішень, прийнятих під час ділової зустрічі. Зазвичай, призначений міні-записувач записує зустріч на папері або ноутбуці. Протоколи засідань гарантують, що нічого важливого, зазначеного на зустрічі, не забувається, і не допускати майбутніх розбіжностей щодо того, що говорили учасники. Протоколи зустрічей також корисні для людей, які не змогли відвідати зустріч. Переконайтеся, що все правильно записано, дотримуючись декількох рекомендацій протоколу зустрічей.
Збирайте інформацію від приймаючої сторони, наприклад, імена всіх присутніх, мету зустрічі та порядок денний зустрічі перед початком зустрічі. Це допоможе вам слідувати в дискусії. Якщо ви не є головним учасником зустрічі, ви можете краще зосередитися на прийнятті хвилин. Підтвердьте свою роль з господарем, якщо ви не впевнені.
Слухайте уважно, як тільки починається зустріч. Уникайте відволікання, наприклад, мобільних телефонів або, якщо ви принесли ноутбук, перевіряєте свою електронну пошту або переглядаєте Інтернет. Будьте зосереджені на обговоренні.
Записуйте лише основні моменти. Запис кожної деталі неможливий і непотрібний. Вирішіть, що важливо, враховуючи мету зустрічі. Записуйте будь-які висловлені думки або пропозиції, не погоджуючись з питаннями та прийнятими рішеннями.
Перефразовуйте, коли це можливо. Написання висловлювань доречно не потрібно, і займає занадто багато часу. Перефразовуючи демонструє, що ви зрозуміли, що обговорюють учасники.
Записуйте свої сторінки, якщо вони написані ручкою та папером, щоб уникнути змішування паперів.
Запитуйте питання, коли це необхідно. Не бійтеся призупинити або затримати зустріч, якщо потрібно перевірити, що хтось сказав.
Запитуйте питання відразу після зустрічі, а інформація все ще свіжа у вашому розумі, якщо вам потрібно роз'яснити питання, яке занадто складне для висвітлення під час зустрічі.
Пишіть максимально об'єктивно. Ваша роль в якості прихильників хвилини полягає не в тому, щоб висловлювати свою думку або обговорювати цензуру, а навпаки, об'єктивно підсумувати сказане.
Перевірте свої нотатки про правопис, пунктуацію та ясність під час перегляду їх пізніше. Введіть хорошу копію, перш ніж розповсюджувати протокол потрібним людям.
