У будь-якому бізнес-середовищі зустрічі неминучі. Більше, ніж ні, люди, які зобов'язані бути присутніми на цих зустрічах, розглядають їх з жахом. Можливо, це тому, що вони працюють занадто довго, тому що немає жодної чіткої причини для того, щоб зустріч відбулася, або, мабуть, нічого подібного не вирішили ці зустрічі. Вони, безумовно, не зустрічають п'ять п.р. ефективних зустрічей: цілі, продукт, учасники, ймовірні проблеми і процес.
Призначення
Мета засідання визначається як причина проведення зустрічі, порядку денного або ключових цілей, які необхідно обговорити учасниками. Якщо немає питань, які б обговорювалися, то немає ніяких причин викликати зустріч. Зустрічі без чіткої мети є марною тратою часу кожного.
Продукт
Продукт зустрічі описує бажаний результат, який повинен бути досягнутий, коли все сказано і зроблено. Це не просто бажаний результат зустрічі, а й бажані результати будь-яких майбутніх проектів компанії і товарів, які обговорюються під час зустрічі. Зазначивши, що продукт зібрання на фронті, зберігає зустрічі на доріжці, триває розмови від відхилення до тем, які не відповідають меті зустрічі.
Учасники
Учасники засідань включають тільки тих людей, які мають бути залученими, люди, які бачать або працюють, безпосередньо впливають на мету та продукт зустрічі. Наприклад, медичний персонал лікарні не буде учасником зустрічі про комп'ютерні системи лікарні. Медсестри і лікарі, однак, братимуть участь у засіданнях з питань здоров'я або хвороб або зустрічей, які допоможуть їм отримати підрозділи з постійної освіти, зобов'язані зберігати свої ліцензії в актуальному стані.
Можливі проблеми
Ймовірними проблемами є проблеми, які можуть виникнути серед учасників, проблеми, які вони бачать з поточним станом питань порядку денного або будь-які проблеми, які вони передбачають з можливими рішеннями, винесеними під час зустрічі. Можливі проблеми також включають уловлювання будь-яких помилок, які, можливо, уникнули під час підготовки до зустрічі. Наприклад, хтось дає презентацію про можливі шляхи вирішення проблем, перелічених у порядку денному. Хтось на засіданні може помітити, що один або два факти відсутні, і що ці факти можуть мати глибокий вплив на результат засідання або рішення. Проблеми можуть бути проблемою з вартістю проекту або часу, пов'язаного з завершенням проекту.
Процес
Процес зустрічі включає в себе кроки, необхідні для того, щоб тримати зустріч на ходу та досягати мети зустрічей. Це може також включати створення плану для досягнення майбутніх проектів і товарів, щоб тримати їх на шляху до завершення. Наявність процесу, що перераховується наперед, дозволяє кожному, хто бере участь, забезпечити досягнення мети та результату зустрічі, проекту або мерчандайзингу. Це засіб дотримання ходу зустрічі.
