Незалежно від спілкування з працівниками, постачальниками або клієнтами, переконайтеся, що ви створюєте ефективні повідомлення, життєво важливі для успіху вашого бізнесу. Щоб переконатися, що ваше ділове спілкування є цільовим, ви повинні переконатися, що він містить п'ять характеристик, які є спільними для найбільш ефективних повідомлень.
Ясна мета
Ефективні повідомлення включають чітку мету інформувати, переконувати або співпрацювати з цільовою аудиторією. Повідомлення повинно бути розроблене відповідно до рівня розуміння аудиторії, потенційної реакції та відносин з композитором. Як правило, краще включати лише одну основну ідею в кожне повідомлення, якщо тільки не існують тісно пов'язані питання, які необхідно вирішувати разом. Наявність чіткої мети у діловому спілкуванні також допоможе визначити носій, який використовується для доставки повідомлення.
Відповідні канали
Також важливо вибрати відповідний канал для доставки повідомлення. Комунікацію електронною поштою можна використовувати для доставки великій аудиторії, тоді як спілкування віч-на-віч більш підходить для невеликих груп. Формальне спілкування, яке потребує документації, наприклад, перегляди працівників або зміни політики, буде найкращим у письмовій формі. Відправник визначає, який саме торговельний центр є найбільш придатним для конкретного повідомлення. Наприклад, відеопрезентація про соціальну компанію - це творчий і цікавий спосіб збудити співробітників, а використання відео, щоб оголосити про смерть в родині генерального директора, може виявитися нечутливим. Носій повинен доповнювати, а не спотворювати мету повідомлення.
Правильні факти
Ділове спілкування вимагає високого рівня точності звітності. Характеристики ефективних бізнес-повідомлень включають чіткі дати, факти, ресурси та графіки, які повинні перевірятися подвійно на повноту та ясність. Ефективні повідомлення також вільні від жаргону, сленгу та "корпоративного розмови". Наприклад, замість того, щоб сказати, що "корпорація використовує преміум можливості для розширення стратегій," спрощує її, кажучи, "наша команда використовує кращі ресурси, щоб допомогти нашому бізнесу рости."
Повне повідомлення
Письмове та словесне спілкування буде ефективним лише тоді, коли його повідомлення будуть завершені. Бізнес-повідомлення, які розповідають лише про частину історії, схильні плутати одержувачів і не в змозі залучити їх за призначенням. Хорошим тестом є запитання, чи відповідає будь-яке повідомлення на всі наступні питання: хто, що, коли, де, чому і як. Єдиний спосіб для працівників, постачальників або ділових партнерів, щоб мати можливість діяти у відповідь на повідомлення, полягає в тому, що вони надаються у повному обсязі.
Творчі характеристики
Незалежно від того, чи призначено ділове спілкування для венчурних капіталів або персоналу безпеки, люди звертають увагу лише на те, що їх цікавить. Найбільш ефективні повідомлення короткі, цікаві і доречні. Більшість людей не вважають кожне повідомлення цікавим, тому ефективний обмін повідомленнями в діловому спілкуванні повинен включати трохи творчості. Підведення підсумків та ущільнення повідомлень збільшить шанс, що вони будуть прочитані, а підкреслюючи, що ідеї великого інтересу сприятимуть зворотній зв'язок та дії.
