Написати звіт у важливих навичках на всіх рівнях бізнесу. Написання чітких, лаконічних звітів є ключовим вмінням для ефективного ділового спілкування. Ефективний, добре написаний звіт може стимулювати продажі, створювати більш згуртовані та ефективні команди, спрощувати процеси та покращувати фінансові операції. Звіти можуть сповістити керівництво про можливості для зростання бізнесу, визначити сфери, де може бути реалізована більша ефективність, та встановити узгоджені бізнес-процедури. Оскільки це так важливо для функціонування більшості підприємств, написання звітів вважається однією з найважливіших форм ділового спілкування.
Міркування
Написання звітів, тому що це така важлива складова ділового спілкування, має бути добре спланованим. Важливі міркування включають знання аудиторії, для якої пишеться звіт, причини написання звіту, кінцеву мету, для якої призначений звіт, і конкретних співробітників, необхідних для надання інформації, яка є важливою для завершення звіту. Життєво важливо визначити кількість бізнес-ресурсів, які будуть спрямовані на написання звіту, і порівняти вартість цих ресурсів з очікуваним чистою прибутковістю від створення звіту. Якщо для написання звіту потрібні багато цінних ресурсів, але у звіті буде лише невелика вигода, то це не є ефективним проектом. Менш тривала форма ділового спілкування, наприклад, меморандум, може бути тим, що потрібно.
Планування
Після того, як всі міркування розглянуті та задокументовані, автор доповіді - або керівник проекту, якщо кілька авторів створюють звіт - будує план. Планування має важливе значення для ефективного ділового спілкування, ніде більше, ніж у написанні звітів. Комплексний план написання звіту включає в себе терміни для створення звіту, необхідні матеріали, перелік усіх вкладників і всі необхідні матеріали та матеріали, такі як ілюстрації.
Виробництво
Виробництво є основним кроком у всіх проектах бізнес-комунікацій. У написанні звіту, виробництво може займати всього лише один день або до декількох місяців, залежно від обсягу проекту. Важливо періодично консультуватися з планом під час тривалих проектів з написання звітів, щоб гарантувати, що проект буде в курсі своєчасного завершення.
Огляд
Звіт зазвичай розглядається принаймні автором, перш ніж він буде доставлений кінцевим одержувачам. Гарна граматика і стиль необхідні для всіх ділових комунікацій, тому перегляд повинен включати - як мінімум - огляд орфографії і пунктуації. Якщо це дозволить час, необхідно провести більш детальний огляд змісту. Якщо це можливо, коректор повинен бути тим, хто бачить матеріал заново; "свіжі очі" виявляють помилки або граматичні проблеми, які хтось, хто тісно брав участь у створенні звіту, не може зловити.
Доставка
Подання звіту може здійснюватися у декількох формах: Звіт може бути представлений у вигляді слайд-шоу та обговорення, надрукований і відправлений електронною поштою цілком для одержувачів або розділений на кілька розділів і доставлений протягом декількох тижнів різним одержувачам. Може бути представлена коротша версія довгого звіту, а повна версія надана у друкованому вигляді. Методи доставки диктуються довжиною доповіді, наявністю письменника для представлення результатів і географічним розташуванням одержувачів.
