Як страховий агент, вам доведеться заперечувати певні претензії. Коли ви заперечуєте претензію, ви повинні надіслати клієнтові лист із зазначенням вашої причини відмови. Це може бути незручно, але це частина вашої роботи. Тримайте ваш лист професійним і коротким, щоб зробити взаємодію якомога простішим для вас і клієнта.
Поради
-
Обов'язково вкажіть конкретні подробиці про відмову або клієнт може подати до суду страхову компанію за збитки через недобросовісні страхові претензії.
Які причини заперечують претензію клієнта?
Деякі поширені причини відхилення страхових відшкодувань:
- Збиток не поширюється на політику клієнта.
- Клієнт не сплатив страхові внески.
- Немає достатньої кількості доказів для підтвердження заяви.
- Заяву не було подано вчасно.
- Клієнт дав невірну інформацію.
Цей перелік не є вичерпним і можуть існувати інші причини для відхилення претензії. Важливим моментом є чітке зазначення цих причин. Якщо клієнт не задоволений причинами, які ви надаєте, він може мати право скаржитися.
Що має бути у Вашому листі відхилення заяви?
Ваше повідомлення про відмову повинно включати:
- Ваше ім'я, посада та компанія.
- Дата подання заяви.
- Дата відмови.
- Причина відмови.
- Номер політики клієнта.
- Номер претензії.
Зверніться до посібника щодо стилю вашої компанії та шаблонів відхилення листів у вашій галузі, щоб дізнатися, чи є додаткова інформація, яку потрібно включити до вашого листа. Наприклад, вам може знадобитися звернутися до закону про страхування автомобіля, який не має вини, якщо ви живете в одній із штатів, які вимагають потерпілих від аварії, щоб подати позови про захист особистої травми (PIP).
Як відформатувати лист відхилення вимоги?
Ваше листи відхилення претензії повинні бути відформатовані, як і будь-яке інше ділове спілкування. Нижче наведено зразок шаблону:
Ваша компанія Ваш номер телефону Ваша електронна адреса
Ім'я клієнта та контактна інформація, відформатовані так само, як ви відформатували ваше ім'я та контактну інформацію вище.
RE: Заперечення претензії ДАТА: Дата календаря вашого листа
Шановний (ім'я клієнта)
Матеріал листа
З повагою,
Твоє ім'я
Вкажіть кількість огороджень у дужках.
Як ви пишете тіло листа?
У першому пункті зазначте, що лист відповідає вимозі клієнта. Назвіть номер претензії та номер політики клієнта, а також дату пред'явлення претензії. Надайте короткий огляд характеру претензії. У другому абзаці детально описуються етапи розслідування Вашої компанії щодо позову. У наступному пункті ввічливо, але чітко заявляємо, що компанія заперечує вимоги клієнта, виходячи з результатів дослідження.
Ваш заключний параграф повинен надати інструкції для клієнта зв'язатися з вами, якщо у нього є якісь питання або додаткові зауваження щодо претензії або відмови. Дякуємо клієнту за позов і його справу. Вкажіть, що хоча ви повинні були заперечувати цю конкретну претензію, ви сподіваєтесь продовжити свої професійні відносини з клієнтом у майбутньому. Якщо у вас є будь-які додатки, відзначте їх тут.
