У бухгалтерському обліку є кілька фінансових документів, які використовуються для відстеження операцій компанії та загального фінансового стану. Основна книга та баланс є двома центральними документами в обліковому процесі компанії. Незважаючи на те, що вони містять подібну інформацію, головна книга та баланс не є однаковими. Їх призначення є окремим, а методи запису інформації в кожному різні.
Визначення
Всі транзакції публікуються в головній книзі з щоденного журналу за допомогою системи дебету і кредитів, подібно до того, як ви використовуєте в чековій книжці. Вона є основою фінансової звітності вашої компанії, відстежуючи кожну операцію з першого дня історії вашої компанії. Бухгалтерський баланс не фіксується настільки детально, як головна книга. Це знімок фінансового стану компанії з точки зору активів та зобов'язань у певний момент часу.
Структура
Рахунки в головній книзі згруповані в п'ять категорій; активи, зобов'язання, власний капітал, доходи та витрати. Зазвичай для кожної облікового запису, що відстежується головною книгою, існує окрема сторінка. Операції записуються в головній книзі, оскільки вони відбуваються для кожного облікового запису. Наприклад, платіж, здійснений кредитору, буде відображатися як "витрати", і в той же день, якщо клієнт здійснив платіж компанії, він буде записаний як "дохід". Баланс не поділяється на окремі сторінки. Замість цього, підсумки для кожної категорії записуються, коли вони стоять за цей період. Наприклад, загальний обсяг доходів станом на 31 грудня буде зафіксований, а витрати будуть також підсумовані та записані. Таким чином, виплати кредитору А, В і С будуть підсумовуватися, а не записуватися індивідуально.
Призначення
Основна книга використовується як джерело даних для інших фінансових документів, включаючи баланс. Основна книга відстежує транзакції та веде облік всіх даних для компанії, щоб можна було точно скласти інші фінансові документи. Невідповідності, помилки обліку та збитки можна відстежити через головну книгу. Баланс показує того, хто його дивиться (наприклад, кредитор), що володіє компанія, а також те, що вона зобов'язана іншим сторонам на момент її завершення. Баланси часто використовуються, щоб визначити, чи підходить підприємство для отримання кредиту або кредиту. Кредитори, інвестори (потенційні та поточні), менеджмент, постачальники, клієнти, державні установи та профспілки використовують баланс для прогнозування того, де буде компанія, або як вона буде виглядати фінансово по дорозі. Для кредитора це інструмент для оцінки ризику компанії при розгляді кредиту. Для генерального директора або президента компанії баланс допомагає визначити, чи компанія має занадто велику кількість запасів або, якщо вона потребує збільшення доходу.
