Багато організацій планують працівників працювати 24-7, 365 днів на рік для задоволення вимог роботи та надання більш високого рівня обслуговування, ніж у конкурентів. Ефективне планування персоналу для покриття цих змін вимагає балансування між очікуваним попитом, бажаним рівнем обслуговування, доступністю та витратами працівників. Оскільки заробітна плата та пільги часто є найбільшими позиціями в бюджеті департаменту, точність планування має прямий вплив на нижчий ряд. Багато підприємств покладаються на програмне забезпечення планування, яке також називається пакетами управління робочою силою, щоб допомогти у виконанні цього важливого завдання.
Елементи, які вам знадобляться
-
Звіти про продуктивність
-
Програмне забезпечення електронних таблиць
-
Програмне забезпечення для управління персоналом (необов'язково, але рекомендовано)
Як запланувати співробітників 24-7
Зрозумійте бізнес-завдання, які потребують кадрового забезпечення, наприклад, відповіді на вхідні дзвінки, відповіді на електронні листи або введення замовлень факсу. Визнайте бізнес-цілі, показники та очікувані рівні обслуговування клієнтів для кожного завдання. Визначте середній час, необхідний для ефективного виконання кожного завдання. Визначте будь-які фактори, які можуть позитивно чи негативно вплинути на продуктивність персоналу.
Визначте, хто завершить роботу (наприклад, представників, менеджерів) і в яких місцях роботи. Якщо є кілька робочих місць, з'ясуйте, чи є відмінності у часових поясах. Розглянемо вашу суміш неповних і штатних співробітників.
Ознайомтеся з будь-якою політикою компанії або правовими нормами, які можуть вплинути на рішення щодо планування. Зверніться за допомогою до свого відділу кадрів.
Прогноз попиту на бізнес з використанням даних, звітів і програмного забезпечення для прогнозування. Аналізувати обсяг історичної роботи за ті ж періоди часу.Розглянемо майбутні коливання попиту на сезонність, зміни продукту, рекламу, ринкові умови, зростання чи зниження бізнесу та інші відповідні фактори. Визначте загальний обсяг очікуваної роботи, розбитий на часові інтервали, такі як місяць, тиждень, день і година. Створюючи дуже детальний прогноз попиту, можна більш точно прогнозувати кадрові потреби.
Прогнозують кадрові винятки, які є годинами, коли працівники будуть недоступні для виконання робочих завдань. Виключення включають хворі, час відпустки, перерви, зустрічі та навчання. Перегляньте історичну інформацію та створіть припущення щодо майбутнього часу виключення.
Створюйте штатний розклад, використовуючи програмне забезпечення для управління персоналом (WFM) або Microsoft Excel. Вхідні дані повинні включати завдання, продуктивність, очікуване навантаження та прогнози виключень. моделей.
Доопрацюйте модель кадрового забезпечення / попиту, а потім створіть план для покриття необхідних змін. Заплануйте як працівників лінії фронту, так і управлінський персонал. Багато підприємств дозволяють працівникам з найвищим стажем і найкращою роботою вибирати потрібні зрушення.
Постійно відстежувати та коригувати графіки на основі зміни потреб бізнесу.
Поради
-
Багато роботодавців пропонують стимули для працівників, які працюють менш бажаними змінами, оплачуються в межах погодинної заробітної плати або як бонус.
Оскільки обсяг роботи коливається, загальноприйнятим є планування роботи достатньої кількості працівників для обробки найбільш завантажених або пікових годин у певній зміні, а потім використовують меншу кількість зайнятих для тренувань або перерв.
Увага
Хоча постійно змінюються зміни і графіки можуть узгоджуватися з вашими потребами бізнесу, занадто багато змін можуть негативно вплинути на моральний стан співробітників. Більшість працівників віддають перевагу послідовним графікам.
