Як запланувати зустрічі

Для того, щоб ваш офіс працював ефективно та ефективно, вам необхідно мати змогу правильно запланувати зустрічі. Допускаючи занадто багато часу, щоб пройти між призначеннями, ви втратите дорогоцінний час і зменшите продуктивність. З іншого боку, надмірне призначення може призвести до довгих термінів очікування, які будуть дратувати клієнтів і, можливо, змусити їх встати і вийти. Є кілька речей, які ви повинні розглянути, щоб створити графік, який принесе користь кожному.

Вирішіть, чи хочете ви використовувати книгу про зустрічі або програму для комп'ютера. Обидва вони настільки ж ефективні, хоча комп'ютер може підтягувати інформацію набагато швидше, ніж шукати її в книзі. Призначення книг і програмного забезпечення широко доступні в магазинах і в Інтернеті. Іншим варіантом є використання безкоштовного веб-календаря для планування; це надає перевагу доступу з будь-якого комп'ютера.

Заблокуйте всі дні, коли ваш офіс буде закритий. Це може включати вихідні дні, свята, дати відпустки та будь-які інші події, які можуть призвести до закриття офісу. Блокування цих дат заздалегідь не гарантує, що ви не випадково бронюєте зустрічі, коли ніхто не буде навколо.

Заблокуйте години дня, які ви не приймаєте. Наприклад, ви можете не приступати до призначення на прийом до 9:00. Потім можна зайняти годину на обід з полудня до 13:00. Ваш день в офісі може закінчитися о 17:00, тому ви не хочете планувати будь-які зустрічі після 16:30.

Визначте, скільки часу потрібно для кожного призначення. Кабінет лікаря може встановити час у п'ятнадцяти хвилинах, а перукарня може вибрати 30 хвилин. Якщо прийом займає більше часу, можна виділити два блоки часу для однієї людини. Наприклад, затримка може тривати одну годину. Комод може виділити два півтори години блоку часу для цього клієнта.

Зробіть призначення на основі потреб клієнта. Якщо клієнт повинен бути вдома до 3 години. щоб її діти вийшли з шкільного автобуса, ви захочете запланувати її на 1 годину дня. призначення. Завжди робіть все можливе, щоб пристосувати клієнта.

Поради

Завжди передайте клієнту картку для зустрічі, щоб нагадати йому про його майбутнє призначення. Зателефонуйте всім зустрічам напередодні, щоб підтвердити, що вони все ще приходять.