Професіонали, такі як бухгалтери та юристи, часто пишуть листи клієнтам щодо важливих питань бізнесу. Фірма повинна дотримуватися певних процедур для отримання чітких, ефективних листів клієнтів. Професіонали пишуть клієнтські листи для цілого ряду цілей, включаючи прийом нового клієнта, обговорення питань бізнесу або надання консультацій. Пишіть клієнтський лист професійно і легко читайте, з чіткою метою, яку читач зрозуміє.
Використовуйте бланки. Більшість професійних компаній використовують бланки для всіх листів, у тому числі для клієнтів. Бланк містить назву фірми, адресу та номер телефону.
Адреса листа. При написанні листа клієнту, напишіть його безпосередньо людині, вказавши ім'я особи. Він може починатися з слова "Шановні", а потім імені особи або слова "До". Включити дату вгорі листа.
Почніть лист з коротким вступом. Тримайте вступ приємним і розмовним. Дякуємо клієнту за використання Вашої фірми та вкажіть причину листа.
Розробити тіло листа. Ця частина листа містить інформацію для цілей листа. Він може містити поради або іншу інформацію, що стосується клієнта.
Уникайте використання термінів, які розуміє лише професіонал у вашій галузі. Адвокати та бухгалтери часто використовують терміни, специфічні для своєї галузі, але можуть бути незнайомими для клієнтів. Вибирайте слова, ясні для будь-якої особи, незалежно від їхнього фону.
Попросіть клієнта подзвонити з питаннями. Запрошення зв'язатися з фірмою для отримання додаткової допомоги та інформації є стандартною частиною всіх листів клієнтів.
Підпишіть лист. Включіть свій підпис у нижній частині листа та надішліть документ клієнту.
