При запиті на оплату від клієнта застосовуються відповідні заходи для створення ефективних листів, що надсилаються їм. Листи, що вимагають оплати, використовуються тоді, коли клієнт не сплачує вексель на строк. Чим довше клієнт платить рахунок, тим більше листів пише компанія. Лист із запитом про платіж повинен бути ввічливим, чітким і повинен містити відомості про невиплачений рахунок.
Використовуйте фірмові бланки, оскільки вони містять всі контактні дані організації та часто виглядають більш формально.
Адреса листа. Вкажіть дату листа та ім'я та адресу клієнта. Зверніться до особи, вказавши "Шановний", а потім прізвище та ім'я клієнта.
Вкажіть мету листа. Лист на запит про оплату повинен чітко повідомляти про це на початку листа. Використовуйте професійний тон і тримайте слова позитивними і теплими.
Включіть деталі боргу. Вкажіть дату надання послуг для цієї заборгованості, початкову дату завершення платежу та суму, що підлягає сплаті, включаючи будь-які прострочені платежі. Включіть номер рахунка-фактури, щоб дозволити клієнту легше знайти оригінальний документ. Багато компаній також включатимуть копію оригіналу рахунку-фактури в цьому типі листа. Поінформуйте клієнта також про процентну ставку, за яку розраховуються збори за прострочення.
Попросіть клієнта про оплату. Дозвольте клієнтові знати, що додаткових плати за прострочення можна уникнути, сплативши повну суму на вказану дату. Попросіть клієнта зателефонувати вам, щоб він домовився, якщо він не зможе здійснити оплату до цієї дати. Включіть свій номер телефону та пряме розширення, якщо це необхідно. Включіть також свою адресу електронної пошти та пропонуйте його відповідність таким чином, якщо клієнт бажає.
Дякуємо клієнту. Просимо подякувати клієнту, якщо оплата вже зроблена, і завчасно подякуйте клієнту за відправку в строк. Скажіть клієнту, що якщо у нього є якісь питання, він не повинен сумніватися, подзвонивши вам у цьому питанні.
Підпишіть лист. Завершіть лист, написавши “З повагою”, а потім назву та назву.
