Часто в бізнесі необхідно надіслати важливе комюніке компанії до групи людей, інформуючи їх про зміни або зміни в політиці та процедурах компанії. Якщо ці люди належать до формальної групи, є ряд варіантів звернення до них.
Звернення до групи в листі
Використовуйте офіційну позначену назву групи, якщо група офіційно організована і визнана за такою назвою. Наприклад, якщо група «Дочки американської революції», то цілком правильно звертатися з листом до групи «Дорогі дочки американської революції». Це найбільш формальний спосіб визнати інформацію в листі для Однак, сумнівним є те, що сам лист буде поширений з групою в цілому, а скоріше з її офіцерами та менеджерами.
Також прийнятно звертатися до групи за їх колективною назвою, відмовляючись від позначення "Шановні". Ви можете почати лист з "Для всіх менеджерів облікових записів" або "Керівники нічного зсуву".
Якщо група є такою, в якій ви хотіли б звернутися до особи, чия назва та назва невідомі, доречно використовувати привітання "Кого це стосується". Хоча ця фраза припускає, що вона призначена для окремої особи, доцільно використовувати при зверненні до групи. Незважаючи на правильність та відповідність цього вітання, відсутність повноважень, що випливають із звернення до важливого листа з правильним ім'ям та назвою контактної особи.
Використовуйте просте позначення, наприклад, "Дистрибуція" або навіть "Див. Розподіл" у полі "Кому" бізнес-меморандуму, особливо якщо лист буває внутрішнім. Імена всіх осіб у списку розсилки повинні бути повністю розкриті в листі, як правило, як частина розділу нижнього колонтитула. Цей список може бути організований в алфавітному порядку або за ієрархією організацій з іменами старших менеджерів, переліченими спочатку в ранговому порядку, за якими слідує алфавітний перелік всіх підлеглих.
Перерахуйте імена, назви та адреси всіх зацікавлених сторін, якщо група мала і не пов'язана асоціацією з однією компанією. Цей метод є зручним для одержувачів листа, яким надано зручне довідкове посібник для всіх сторін в одному комюніке.
