Ніхто не любить давати погані новини, особливо для співробітників. Проте, коли справа знижується, часто потрібно відкладати людей або скорочувати години. Ці повідомлення особливо важко писати в листі, тому що може здатися, що незалежно від того, як ви заявляєте факти, одержувачі будуть гніватися і засмучуватися. На щастя, з певним плануванням ви можете написати лист, який дозволяє співробітникам легко йти і допомагає їм зрозуміти важкий характер вашого рішення скоротити кількість годин.
Введіть дату. Пропустіть пробіл. Якщо персоналізувати лист кожному окремому працівнику, використовуйте функцію злиття у програмі обробки текстів, щоб додати імена та адреси. Крім того, ви можете пропустити внутрішню адресу повністю і написати загальний лист, якщо у вас просто занадто багато працівників для створення персоналізованих копій.
Відкрийте лист, набравши "Шановні (Вставити ім'я працівника)", за яким йде двокрапка. Якщо ви пишете загальний лист, введіть "Шановний оцінений співробітник", за яким йде двокрапка.
Почніть лист, надавши фон. Поясніть, що компанія втрачає гроші і що ви намагалися зробити, щоб протистояти спаду. Пишіть на зрозумілій мові, але досить детально, щоб співробітники розуміли, що компанія переживає важкі часи. Не згадуйте про скорочені години в першому абзаці, тому що працівники, можливо, просто перестануть читати, і ви втратите можливість пояснити ситуацію або спробувати зберегти свою доброзичливість.
Поясніть скорочення годин у другому абзаці. Бути специфічним. Скільки годин працівники можуть очікувати втрати кожного тижня? Коли вони повернуться до свого звичайного графіка, якщо це можливо? Співробітники будуть мати багато питань, і їх вирішення зараз запобіжить плутанину і телефонні дзвінки в офіс.
Підкресліть добрі новини, якщо такі є. Наприклад, якщо ви скорочуєте годинник, щоб уникнути покладання будь-якого виходу, зазначте це. Якщо у вас є стратегія, яку, на вашу думку, незабаром поверне ваш бізнес, нехай співробітники відчувають ваш оптимізм. Навіть якщо гарні новини відносно незначні, це допоможе працівнику відчути, що у вас є найкращі інтереси.
Дайте інформацію про дії в останньому пункті. Якщо працівникам необхідно зробити щось таке, як заповнити додаткові документи, дайте їм знати. Спасибі їм за те, що ви несете з собою в цьому важкому процесі.
