Для того, щоб комунікація була ефективною, вона повинна містити сім ключових елементів. Комунікація обробляється усно або письмово аудиторією. Аудиторія може складатися з однієї людини або тисячі. Якщо ви хочете ефективно передавати повідомлення комусь або групі людей, будь то розмовна чи письмова, включіть ці елементи у ваше повідомлення.
Структура
Процес комунікації повинен містити хорошу структуру. Цей елемент спілкування полягає у створенні відкриття, тіла і закриття для промов і листів. Відкриття інформує аудиторію про тему, тіло пояснює це, а закриває все це разом.
Чіткість
Другим елементом процесу комунікації є ясність. Повідомлення, яке дає доповідач, має бути чітким, дозволяючи аудиторії зрозуміти тему та її мету.
Послідовність
Послідовність також є важливим елементом у спілкуванні. Особа, що передає повідомлення, повинна переконатися, що вона не містить невідповідностей, які можуть викликати плутанину у слухачів.
Середній
Середній відноситься до способу повідомлення. Повідомлення передаються багатьма способами, включаючи листи, телефонні дзвінки, записки, виступи, голосові повідомлення та телевізійні передачі. Вибір потрібного засобу комунікації є життєво важливим і його слід вибирати відповідно до бюджету та цілей. Вибираючи носій, визначте найкращий і найбільш економічно ефективний спосіб для того, щоб передати ваше повідомлення.
Релевантність
Ще одним важливим аспектом комунікації є релевантність. Визначте, чи відповідає повідомлення, яке ви надаєте, аудиторії, яка її отримує. Якщо повідомлення стосується фінансової статистики, переконайтеся, що аудиторія зрозуміє співвідношення та дані, які ви представляєте.
Першість і первісність
Аудиторія не завжди розуміє ціле повідомлення, але може запам'ятати деталі лише з самого початку та закінчення мови або розмови. Ця концепція називається "приматом і новизною". Під час обміну повідомленнями пам'ятайте про цей елемент. Запропонуйте найважливіші деталі, які ви хочете, щоб аудиторія зрозуміла на початку та в кінці повідомлення.
Психологічне правило сім плюс або мінус два
За словами Лі Хопкінса, автора ділового спілкування, психологи вважають, що люди зберігають інформацію в їх мозку в кластерах. Через це було створено це правило і зазначається, що в будь-який час люди можуть пам'ятати лише від п'яти до дев'яти частин інформації за один раз. Це обчислюється, починаючи з семи і додаючи або віднімаючи два.
