Написання політики закупівель може здатися марною тратою часу, особливо в невеликій компанії. Але наявність формальної політики, яку розуміють всі працівники, допоможе вам розумно витрачати свої операційні гроші. Зростаючи, письмова політика стане критично важливою для вашого успіху. Напишіть свою політику купівлі з тими, хто буде використовувати її на увазі. Якщо вони нездатні зрозуміти політику, або якщо процес занадто складний або громіздкий, працівники стануть розчарованими і, швидше за все, помиляються або навмисно ігнорують політику для того, щоб зробити роботу.
Вирішіть, хто буде мати повноваження робити покупки від імені компанії. Встановіть будь-які обмеження щодо органу, що купує, і визначте, хто буде затверджувати закупівлі за ці обмеження.
Напишіть рекомендації щодо вибору постачальника. Визначте, як буде працювати процес заявки та скільки пропозицій необхідно отримати для кожної можливості. Поясніть всі критерії, які покупці повинні використовувати для оцінки ставок. Критерії можуть включати ціну, якість, страхування, тривалість операції постачальника та багато іншого.
Вкажіть обставини, за яких працівники можуть укладати договір. Описати процес узгодження договору та призначити повноваження для підписання контракту. Встановіть максимальний ліміт контракту. Зазначте, як часто повинні бути оцінені контракти на регулярні послуги.
Встановіть правила прийому подарунків і страв від постачальників. Деякі компанії дозволяють харчування, а не подарунки, а інші компанії дозволяють подарунки до певної вартості долара. Деякі компанії дозволяють групові подарунки, але не особисті подарунки, а деякі забороняють дарувати продавців цілком.
Розробити політику щодо конфлікту інтересів. Деякі компанії забороняють працівникам купувати у продавців, у яких вони мають інтерес: інші поширюють заборону на компанії, в яких інтерес представляє близький друг або член сім'ї. Треті не застосовують такого обмеження.
Встановіть правила дотримання конфіденційності. Вкажіть, які види інформації вважаються конфіденційними та встановлюють період часу, протягом якого працівникам, які володіють цією інформацією, забороняється випускати її.
Поясніть вашу систему замовлень. Дайте інструкції щодо написання та видачі замовлень на купівлю. Якщо ваша комп'ютерна система дозволяє встановлювати мінімальний рівень запасів і оповіщення про покупку, коли ці рівні досягнуті, поясніть, як це зробити. Якщо ваш бізнес зберігає товари за допомогою кодування або іншої комп'ютерної системи, надайте інструкції щодо зміни існуючих продуктів і встановлення нових.
Задокументуйте політику, що інші працівники, такі як персонал, що приймає, будуть використовувати для того, щоб агенти закупівель були обізнані про відсутні, пошкоджені або неправильні поставки.
Поради
-
Можливо, ви бажаєте, щоб адвокат переглянув будь-який договірний документ, перш ніж його підписати.
Друк політики на папері логотипу.
Увага
Компанії, що публікуються, зазвичай мають суворі політики щодо конфлікту інтересів. Зверніться до адвоката, якщо ви пишете політику закупівель для публічної компанії.
