Добре написана примітка допоможе вам швидко отримати схвалення для придбання комп'ютерів для вашої компанії або організації. Пам'ятка повинна чітко вказувати на необхідність використання комп'ютерів, чому покупка повинна бути зроблена зараз і чітко окреслити будь-які можливі альтернативи. Пам'ятка повинна базуватися на ділових причинах, а не на особистих бажаннях.
Збирайте інформацію про поточний стан комп'ютерів вашої організації. Дізнайтеся, чи достатньо комп'ютерів для всіх членів організації, їх робочий стан і час їх придбання. Дізнайтеся початкову ціну покупки та порівняйте її з поточними цінами. Зберіть дані про гроші, витрачені на ремонт. Задокументуйте якість обладнання та чи вона застаріла. Інтерв'ювати людей, які використовують поточні комп'ютери. Запитайте про їхню подобу та антипатії. Запитайте, чи відчували вони, що їхні комп'ютери вдома краще, ніж їхні офісні комп'ютери, і якщо так, то чому.
Зв'яжіться зі своїми колегами в інших організаціях. Зберіть якомога більше інтелекту про комп'ютери, які вони використовують, як довго вони були в обслуговуванні та будь-які плани для оновлення.
Розгляньте можливість використання зібраних даних для завершення SWOT-аналізу. SWOT - це сильні сторони, слабкі сторони, можливості та загрози. SWOT-аналіз особливо корисний, коли ви намагаєтеся виправдати велику покупку для великої організації. Проте підготовка SWOT для будь-якого рішення може допомогти вам створити кращий аргумент. SWOT-аналіз допоможе визначити, наскільки сильними є сьогодні ваші комп'ютерні технології, її слабкі місця та можливості для поліпшення. Він також розглядатиме загрози, наприклад, як ваша компанія може відставати від часу і втрачати бізнес перед конкурентами, якщо вона продовжуватиме з застарілою технологією. Нарешті, зібрати інформацію про ціноутворення від декількох постачальників.
Напишіть записку, використовуючи всі необхідні дані. Обов'язково зосередьтеся на діловому випадку для покупки; фактичне замовлення на придбання з'явиться пізніше. Стверджувати ясно і переконливо. Представити пам'ятку і отримати схвалення.
