Якщо є одна річ, яку співробітники прагнуть менше, ніж зустрічі, тоді, коли час зустрічі змінився, змушують їх відповідно змінювати графіки. Тим не менш, вашим співробітникам набагато гірше бути неінформованими. Тримайте своїх співробітників у циклі, написавши нагадування, яке сповістить їх про зміни. Вони можуть не сподобатися повідомлення, але вони оцінять, що Ваша пам'ятка - як і всі найкращі форми внутрішнього спілкування - коротка і доречна.
Напишіть інформаційний заголовок вашої пам'ятки. Флеш ліворуч і на чотирьох окремих лініях з одним інтервалом напишіть "Дата," "До", "Від" і "Тема". Кожному слід слідувати двокрапкою. Після "From:" напишіть своє ім'я та назву.
Напишіть не більше трьох окремих абзаців про зміну часу зустрічі, двічі проміжки між абзацами. У першому пункті вкажіть колишній час і перенесений час зустрічі. Вкажіть, чи змінилося місце проведення зустрічі або залишилися незмінними.
Пояснити причину зміни часу позитивно. Працівники можуть запитати, чому час зустрічі змінився, але є потенціал для загрози конфіденційній організаційній інформації. Вирішувати це питання позитивно, кажучи: «Час зустрічі змінився, щоб краще відповідати потребам і графікам кожного, чия присутність потрібна на зустрічі».
Напишіть оптимістичний третій абзац. Наприклад, «Дякуємо заздалегідь за співпрацю з цією зміною графіка. Я з нетерпінням чекаю зустрічі з вами (час і місце зустрічі).
Напишіть ваші ініціали після вашого імені, щоб отримати додаткову присутність і довіру. Вам не потрібно підписувати нижню частину нагадування, тому що ваше ім'я надруковано у верхній частині заголовка.
Виправте коректування та відредагуйте пам'ятку, перш ніж розповсюдити її. Ніколи не дозволяйте працівнику помилятися в жодних ваших комунікаційних матеріалах.
Розподіліть нагадування належним чином та для найкращої експозиції. Пам'ятайте, що ви не хочете, щоб відсутні працівники повернулися до легендарної лінії офісу: "Я думаю, я не отримав записку". Для додаткового страхування зробіть копію записки для кожного співробітника і розмістіть його в поштовій скриньці або на столі.
