Незалежно від того, чи зустрічатися з клієнтами, щоб представити пропозицію або провести робочий обід з співробітниками, відправлення запрошення електронною поштою може бути швидким і ефективним способом координації заходу.
Розгляньте вашу аудиторію. Тон Вашої електронної пошти потребує адаптації до того, кого ви запрошуєте на обідню зустріч. Випадковий тон відмінно працює, якщо ваша обідня зустріч з персоналом, і ви будете витрачати час на обговорення стратегій і мозкового штурму. Якщо мета зустрічі є більш серйозною, вам необхідно чітко вказати у своїй кореспонденції запрошеним співробітникам. Якщо обідня зустріч з клієнтами, вам може знадобитися більш формальний тон, залежно від ваших робочих відносин з ними.
Знайдіть ресторан, який зможе вмістити вашу групу. Залежно від кількості запрошених, ви можете шукати об'єкт, який має окрему кімнату. Плануючи обідню зустріч з клієнтами, це може допомогти знайти закусочну, яка менш напружена, коли розмова не буде напруженою через шум.
Вирішіть, до кого запросити на обідню зустріч, і зверніться до офісного календаря, щоб визначити, чи будуть доступні всі сторони на дату, про яку йдеться. Для проведення обідніх зустрічей співробітників, зробіть швидкий телефонний дзвінок, щоб запитати, чи будуть вибрані запрошені доступні в цей день, а потім попросіть їх зберегти відкритість під час завершення планів.
Зателефонуйте до вибору ресторану і встановіть попереднє замовлення. Дайте їм знати, що вам може знадобитися налаштувати кількість учасників ближче до цієї дати. Якщо ви виявите, що у вас буде ще кілька відвідувань, ніж планувалося спочатку, не забудьте повідомити ресторан якнайшвидше, щоб персонал міг задовольнити ваші потреби.
Складіть свою електронну пошту, включаючи адреси електронної пошти кожної особи, яку ви бажаєте запросити. У рядку теми вкажіть причину електронної пошти. Включіть такі слова, як "Важливо" або "Позначити календарі", і вкажіть дату та причину. Наприклад, ваш предмет може читати: "Важливо: Робочий обід на 2/18/09-RSVP Needed". Для обіду з клієнтом, звичайно, потрібно уточнити тему і перетворити його на запит, а не на попит.
Скористайтеся тілом листа, щоб пояснити необхідність проведення обідньої зустрічі і що ви хотіли б принести учасникам або поділитися під час зустрічі. Залежно від того, як важко закріпити людей, ви можете вимагати, щоб вони відповіли, тому ви можете завершити процес бронювання з рестораном.Якщо ви налаштовуєте обід з клієнтом, ви можете попросити зустріч на обід і вказати, які саме елементи ви хотіли б обговорити з ними
Поради
-
Ви повинні базуватися на робочій атмосфері вашої компанії, від випадкової до формальної. Надіслати копію адміністративному персоналу, щоб офісний календар міг бути оновлений.
