Люди ведуть зайняті життя і не завжди пам'ятають, коли їм потрібно щось робити. Надсилання нагадувань про кінцевий термін може бути просто професійною ввічливістю або може бути частиною вашої системи рахунків. Тон цих листів залежить від причини, з якої ви надсилаєте нагадування. Наприклад, ви будете користуватися підтримкою, якщо ви нагадуєте зайнятим батькам про кінцевий термін для входу в літній табір. Бізнес-лист, що загрожує судовим позовом, якщо вексель не сплачено, вимагає іншого підходу. Ефективні листи-нагадування надсилаються задовго до кінцевого терміну, щоб дати одержувачу час діяти.
Якщо лист призначений для дружнього нагадування, напишіть лист із розмовним тоном. Для дружнього листа, використовуйте перший абзац, щоб почати лист в безтурботному способі, наприклад, зробити спостереження про те, як весна швидко підходить до кінця, а це означає, що термін для реєстрації на літній табір швидко наближається. Для суворого ділового листа негайно зверніться до справи, вказавши, чому ви пишете, і чому одержувач повинен відповісти на лист.
Початок другого пункту, явно зазначивши термін. Дайте чітку, конкретну інформацію про термін, наприклад, середу, 7 грудня, о 17:00. ET. Час необов'язковий, але корисний у певних випадках.
Надайте чіткі вказівки щодо того, як виконувати термін. Можливості, включаючи відправку оплати так, щоб вони були отримані на строк або до кінцевого терміну, або реєстрацію в режимі онлайн для виконання функції до закінчення терміну. Перелічіть іншу релевантну інформацію, таку як сума оплати, або іншу інформацію, необхідну для виконання завдання.
Розкажіть одержувачу про наслідки пропуску терміну. Наприклад, зверніть увагу на те, що люди, які реєструються після закінчення терміну, сплачуватимуть більш високу плату або що не існує положень про пізню реєстрацію.
Закінчіть безкоштовним закриттям, таким як "Теплі побажання" або "З повагою".
