У досконалому діловому світі співробітникам не потрібен письмовий аркуш "доз і заборон" щодо ваших очікувань щодо своєї поведінки, робочих звичок і етики. На жаль, книжки законів рясніють справами, в яких беруть участь працівники, які подали до суду своїх роботодавців за неправомірне припинення дії на тій підставі, що їм ніколи не говорили, що грати на комп'ютері, продавати свої офісні меблі або продавати товари. Ось як написати заяви про політику, які забезпечать всім гравці за тими ж правилами.
Елементи, які вам знадобляться
-
Комп'ютер
-
Програмне забезпечення для обробки текстів
Визначте проблему персоналу, яку необхідно вирішити. Це може бути або проблема, яка існує (наприклад, порушення коду одягу, прогули), або потенційна проблема, яка може виникнути в результаті майбутнього злиття, скорочення, аутсорсингу або введення нового продукту або послуги.
Зібрати неформальний комітет, що складається з персоналу HR, адвоката та представників групи, на яку буде безпосередньо впливати нова політика.
Поясніть групі, чому ви відчуваєте необхідність нової політики. Для використання прикладу дрес-коду можна зробити аргумент, що співробітникам необхідно проеціювати професійний імідж компанії для залучення та утримання клієнтів. Якщо клієнти сприймають, що співробітники не приділяють жодного часу або турботи про свій зовнішній вигляд, вони можуть здивуватися, якщо таке недбалість буде поширюватися на поводження зі своїм страховим полісом або продажем свого будинку.
Отримайте відгук від комітету про те, як вирішити цю проблему. Наприклад, можна припустити, що працівникам чоловіків дозволяється носити відкриті сорочки, але вони завжди повинні мати пальто і краватку для зустрічей з клієнтами. Інші ідеї можуть полягати в призначенні одного дня на тиждень (наприклад, "Повсякденна п'ятниця") для розслабленого дрес-коду або для того, щоб дозволити працівникам, які не мають контакту з клієнтом, визначити, який тип одягу буде найкращим чином підходити до умов роботи.
Перегляньте пропозиції та виберіть ті, які є найефективнішими. Поверніться до комітету з цим переліком і запросіть обговорення (1), який представляє найкращий компроміс і (2) як буде виконуватися політика.
Опишіть свою політику. Вступна заява повинна пояснити ясним, непомітним мовою, чому політика є важливою. У другому розділі має бути зазначено, що таке нова політика, на кого вона впливає і на яку дату вона набуде чинності. Якщо існує кілька компонентів політики (тобто список одягу, який більше не буде прийнятним), використовуйте пункти маркерів, щоб вони виділялися. Третя частина політики повинна пояснити, яким чином буде виконуватися політика, і наслідки порушення цієї політики.
Ознайомтеся з проектом своєї політичної заяви зі своїм персоналом HR та адвокатом, щоб переконатися, що всі бази були охоплені та що мова легко зрозуміти.
Визначте, яким чином буде розіслано нову політичну заяву для співробітників. Найпопулярнішим форматом є офіційна пам'ятка, яка поширюється через звичайні канали. На жаль, такий підхід може залишити вас відкритим для працівника, який наполягає на тому, щоб він або він ніколи не бачив його, або що його викинули випадково. Щоб вирішити цей сценарій, ви можете включити рядок підписів для кожного працівника нижче заяви "Я підтверджую отримання та розуміння цієї політики". Розповсюджуйте дві копії. Попросіть їх підписати і повернути одну з них і зберегти другу у файлі або в своєму керівництві для співробітників.
Поради
-
Наслідки порушення політики компанії повинні відповідати ступеню тяжкості. Для незначних порушень, це може бути чимось простим, як листа догани, поміщене в особовий файл працівника, док в платі або скасування привілею. Для дій, які є більш серйозними, такими як зловживання психоактивними речовинами, крадіжка або компрометація цілісності компанії, результатом буде припинення і, в деяких випадках, подання кримінальної справи.
