Незалежно від того, чи відбулася зустріч з колегами або конкурентами, вам завжди рекомендується підсумувати те, що обговорювалося, і особливо те, що було вирішено, і зробити це в письмовій формі, якомога швидше після цього. Ви можете комбінувати релевантні фрагменти з бібліотеки ділових документів, наприклад, на "Inc." Сайт журналу.
Елементи, які вам знадобляться
-
Нотатки або інші записи з наради
-
Документи, на які посилаються або поширюються на зустрічі
Почніть з дружнього, але чіткого перегляду дати, часу та місця зустрічі, які брали участь у тому, які можливості та короткий виклад мети зустрічі. Наприклад, "Шановний Майк: Ще раз спасибі за те, що вчора вранці зі мною і Стівом вирушили з нашого відділу мистецтва, обговорюючи плани редизайну упаковки".
Ознайомтеся з документами та матеріалами, які були представлені на нараді, та будь-яких важливих пунктів обговорення: «Я радий, що вам сподобалися ідеї Стіва, як і я. Ми домовилися, що гексагональна коробка надає вашому продукту значні зміни, щоб звернути увагу на функції, які ви додаєте в наступному році, але те, що їх побудовано лежати горизонтально на полиці, будуть більш стабільними і дозволять нам зробити обидва кінці лише трохи опуклими, а не однією плоскою, а іншою - розширеною точкою без реального зв'язку з продукт."
Надайте звіти про всі дії, про які домовилися на зустрічі: "Стів зобов'язався сьогодні мати нові специфікації дизайну, і вони повинні мати можливість дати мені нові цифри витрат на горизонтальну коробку до кінця тижня. Стів і я обидва буду розчарований, якщо ці цифри не будуть на 20 відсотків нижчими за оцінку, яку ми мали вчора для прямої, високоозначеної упаковки, оскільки виготовлення буде симетричним і менш складним для пристосування. рішення від вас про те, чи буде відбита стрічка на ремені чи тиснені, і чи хочете ви металеві чорнила на ньому, перш ніж ми зможемо зафіксувати витрати ».
Встановіть часові рамки для наступних кроків усіма сторонами: "Я зробив зауваження, що ви думаєте, що ви можете отримати ці рішення сьогодні або завтра. Це дозволить нам повернутися до вас після закриття робочого понеділка з фіскальними витратами, які ми можемо почати. формалізувати договір ".
Закрийте лист в дружній манері, яка відповідає характеру зустрічі, і повторіть плани на будь-які інші зустрічі, які ви запланували: "Завжди приємно зустрітися з вами. Я обідаю у вівторок у вашому офісі за моїм календарем, коли я приведу макет Стіва до роботи, будь ласка, дайте мені знати, якщо Ян дійсно зможе приєднатися до нас.
Поради
-
Електронна пошта є прекрасним, як спосіб відправити наслідування у найбільш своєчасному порядку, але завжди краще надсилати друковану версію, особливо, коли на зустріч було включено декілька компаній та питання, які будуть оформлені пізніше в контрактах та замовленнях на купівлю. Надішліть копії рецензійного листа всім, хто був присутній на засіданні або згадується в листі за назвою, функцією або відділом.
