Багато людей коряться, коли чують, що їм доводиться відвідувати ділову зустріч. Вони бояться, що це буде марною тратою часу, що починається пізно і нічого не виконує, або що в ньому переважатимуть одна або дві людини. Ці загальні проблеми можна уникнути за допомогою належного етикету ділових зустрічей. Правила етикету дозволяють проводити зустріч більш ефективно і переконатися, що вона продуктивна.
Порядок денний
Створіть перед початком засідання порядок денний і поширюйте його всім, хто був запрошений для участі. Це дозволить людям вирішити, чи дійсно вони повинні бути присутніми на зустрічі. В іншому випадку хтось може з'явитися і виявити, що порядок денний дійсно не відповідає йому чи їй. Порядок денний також є нейтральним пробним каменем, щоб тримати зустріч зосередженою. Якщо дискусія починає блукати, можна сказати щось на кшталт: "Згідно з порядком денним, ми повинні говорити про те, що нам потрібно для введення нового продукту. Давайте повернемося до цієї теми".
Розклад
Складіть достатньо часу для зустрічі, щоб дозволити вам виконати пункти порядку денного, не попросивши присутніх зробити занадто велику кількість часу. Розпочніть нараду, щоб швидко нагородити людей, які з'явилися вчасно. Якщо ви отримаєте звичку починати пізно, це винагородить людей, які звично з'являються кілька хвилин після призначеного часу початку. Якщо у вас є репутація для того, щоб почати правильно вчасно, люди зможуть навчитися з'являтися в потрібний час, щоб уникнути дискомфорту в ході, як тільки зустріч вже почалася.
Завершіть зустріч у призначений час. Це показує повагу до графіків інших людей, оскільки деякі з ваших учасників можуть запланувати інші зобов'язання після зустрічі. Якщо є недобудована справа, заплануйте чергову зустріч.
Участь
Заохочуйте до участі всіх у кімнаті та підтримуйте безпечне середовище для входу. Люди можуть боятися говорити, якщо вірять, що один або два домінуючі колеги відразу ж збиватимуть їх. Виконайте правило "Тільки одна людина говорить одночасно", і виконуйте його строго. Якщо хтось намагається перервати, скажіть: "Це час Шеррі говорити. Пам'ятайте, ми всі погодилися, що ніхто не буде переривати, коли хтось інший говорить". Якщо деякі учасники все ще не хочуть вносити свій внесок, спробуйте метод, як прогулятися по кімнаті, щоб отримати відгук кожної людини про тему. Таким чином, сором'язлива людина не повинна турбуватися про те, щоб знайти потрібний час, щоб висловитися.
Висновок
Наприкінці зустрічі підсумовуйте те, що було обговорено, і будь-які прийняті рішення. Підтвердьте будь-які дії, люди, які повинні їх обробляти, і терміни. Це дає можливість учасникам виступити, якщо вони не згодні з резюме. Якщо всі знаходяться на одній сторінці, скористайтеся підсумковим описом, щоб створити нотатки наради та негайно відправити їх. Вони не повинні виходити пізніше, ніж через день після зустрічі.
