Проведення успішної ділової зустрічі стосується не тільки змісту та учасників зустрічі, а й розташування меблів. Щоб ефективно організувати приміщення для ділової зустрічі, ви захочете розглянути функцію зустрічі та створити відповідну атмосферу та робочу область для підвищення продуктивності. Якщо кімната буде добре організована для Вашої зустрічі, співробітники зможуть працювати і функціонувати без збоїв або відволікання, щоб повністю використати наявний час зустрічі.
Елементи, які вам знадобляться
-
Таблиці
-
Стільці
-
Аксесуари для презентацій
-
Zip-зв'язки
-
Клейка стрічка
-
Лампи
-
Столи при необхідності
-
Продукти харчування та напої
Розгляньте функцію кімнати і розмістіть таблиці відповідно. Зустріч у стилі обговорення має використовувати стиль круглого столу шляхом розташування таблиць у колі або півколо, щоб кожен учасник міг бачити всіх інших. Презентації можуть використовувати зал засідань, встановлений з одним великим прямокутником, або розмістити менші таблиці в рядках з кожним учасником, що стоїть в одному напрямку.
Розташуйте свої сидіння навколо столів відповідно до розташування столу, використовуючи зручні стільці, придатні для тривалості зустрічі. Тверді пластикові крісла повинні використовуватися лише для коротких (годинних або менше) зустрічей, щоб утримувати працівників цілеспрямовано і комфортно. Помістіть два-три додаткових стільця в бік кімнати, якщо гостей чекає більше, ніж очікується, або стілець розбивається.
Помістіть будь-які реквізити, такі як подіуми, фліп-чарти, екрани проекторів або плакати для презентацій у чітко видному місці перед кімнатою, щоб кожен учасник міг легко побачити його. Якщо ви будете використовувати роздаткові матеріали або папки, розмістіть їх на кожному стільці вздовж столу або відправте їх на сторону для розповсюдження пізніше під час зустрічі. Не дозволяйте цим елементам захаращувати робочий простір або ускладнювати переміщення в приміщенні, наприклад, укладаючи їх на підлогу.
Вимкніть дзвінок на будь-яких телефонах в кімнаті, щоб уникнути зривів; однак, не відключайте телефон, щоб дозволити вихідні дзвінки у випадку надзвичайної ситуації. Якщо для зустрічі використовуються комп'ютери, поєднуйте будь-які кабелі з застібками на блискавці, щоб уникнути заплутування ногами та скопіювати будь-які шнури до підлоги, які проходять через проходи.
Додайте додаткове освітлення за межі верхнього освітлення в кімнату, щоб пом'якшити атмосферу і зробити більш тривалі зустрічі менш візуальними. Встановлюйте світильники на бічних столах, де вони не будуть на шляху або блокують види, але уникайте свічок, які можуть випромінювати м'яке світло та аромат, але можуть становити небезпеку.
Створіть невелику зону харчування в кутку кімнати або вздовж стіни біля дверей для постачання бутильованою водою, газованими напоями, кавою або закусками, такими як печиво, тістечка, або фруктові та м'ясні лотки. Якщо ви використовуєте їжу для тривалих зустрічей, уникайте їжі з високим вмістом цукру, і переконайтеся, що поблизу зони обслуговування знаходиться сміття, щоб стіл був чітким і охайним, коли час їжі закінчився.
Поради
-
Якщо у вас є можливість вибрати зал для переговорів, спробуйте знайти тихий зал, віддалений від зайвого шуму та відволікаючих моментів, залишаючи при цьому кімнату для переговорів зручною для ванних кімнат на тому ж поверсі будівлі.
Якщо можливо, відрегулюйте термостат у кімнаті до комфортного положення, щоб ті, хто відвідує, не надто гарячі або холодні, роблячи дискомфорт і відволікання, де вони не зможуть зосередитися на поставленому завданні.
