G&A є скороченням обліку загальних і адміністративних витрат. Деякі бізнес-витрати можуть бути виділені на конкретні департаменти або проекти, наприклад, робочу силу та постачання для виробничого проекту або керування торговими силами у відділ продажів. G&A відноситься до витрат, які приносять користь компанії, а не одному департаменту або проекту. Приклади адміністративних витрат включають судові витрати, збори бухгалтерів та страхування бізнесу.
G&A проти накладних витрат
Адміністративні витрати в бухгалтерському обліку дуже схожі на накладні витрати. Обидва поняття стосуються витрат, які не можуть бути віднесені до конкретної діяльності. Заробітна плата, скажімо, фізика, що працює над холодним синтезом, може бути призначена як витрати на цей дослідницький проект. Науковий керівник лабораторії, однак, може керувати дослідженнями холодного синтезу і трьома-чотирма проектами одночасно. Утиліти для лабораторії сприяють усім різним дослідженням, що проводяться там. Витрати, засновані на проектах, іноді називають прямими витратами, де G&A та накладні витрати є непрямими.
Хоча люди використовують накладні витрати та G&A як взаємозамінні, існують відмінності. Накладні витрати пов'язані з проектом, але не з конкретними проектами. Витрати для керівника лабораторії або менеджера, який контролює два або три різні проекти, вважаються накладними витратами. Так само, як і комунальні послуги або вартість проведення зустрічі з розгляду проектів для всіх ваших менеджерів проектів. Якщо у вас немає жодних проектів, у вас немає накладних витрат.
Витрати G&A стосуються всієї організації. Навіть якщо ваша компанія не має контрактів або проектів, вона все одно буде отримувати рахунки G&A:
- Бухгалтерські платежі.
- Судові витрати.
- Страхування загальної відповідальності.
- Банківські збори.
- Корпоративні ліцензії.
- Людські ресурси підготовки нових працівників.
- Офісне приладдя.
Всі ці витрати існують, навіть якщо немає жодної оплачуваної роботи чи завершення продажів.
Адміністративні витрати в бухгалтерському обліку
Ваш бухгалтер повинен відслідковувати витрати G&A так само, як і все, на що ви витрачаєте гроші. Бухгалтери повідомляють G&A за певний період у звіті про прибутки та збитки. Звіт про прибутки та збитки відстежує отримані гроші та витрати, понесені протягом попереднього року або кварталу, скажімо. У верхньому рядку звіту відображається ваш дохід за рік. Нижче ви повідомляєте вартість реалізованої продукції, а потім адміністративні витрати.
Бухгалтерський облік стає більш складним, якщо ви працюєте над федеральним контрактом. Урядові контракти вимагають прив'язувати всі свої рахунки до конкретних проектів. Якщо платіж включає накладні витрати або G&A, вам доведеться виділити частину цих витрат на відповідний проект.
Управління G&A
G&A часто є проблемою для лічильників компанії. Ці витрати не сприяють безпосередньо прибутку, так що, схоже, вони затягують бізнес. Це робить їх природною метою для зниження витрат. Проблема полягає в тому, що багато загальних та адміністративних витрат фіксуються, наприклад, орендна плата, страхові та юридичні платежі. Це ускладнює усунення або зниження їх без великої роботи та планування. Деякі компанії отримують дуже мало G&A, оскільки вони децентралізовані. Бізнес з більш сильною центральною командою, як правило, вимагає більших витрат G&A.
Ретельно скорочуючи G&A, роблячи підтримку та адміністративні функції більш ефективними, можна зменшити витрати та збільшити вартість компанії. Якщо керівництво надто агресивно скорочує чи підриває неправильні галузі, це може завдати шкоди вартості компанії в довгостроковій перспективі. Якщо компанія зменшує G&A ретельно, вона може звільнити гроші для більш прибуткового використання, наприклад, інвестицій або R&D. Ні для кого не працює жодне рішення; це змінюватиметься в залежності від індустрії компанії, розміру та конкурентних переваг.
Взагалі, однак, краще зменшувати G&A, коли компанія добре справляється, ніж чекати, поки вона не спрацює. У цей момент керівництво, швидше за все, скоротить G&A у відчаї, а не ретельно планує.
