Практична робота з вашим бізнесом - це добре, але це не завжди стосується кожного етапу роботи. Введення даних є одним з ключових аспектів бізнесу, де перехід на автоматичні процеси майже завжди краще. У дуже малих підприємствах, де власник є основним оператором, все одно може мати сенс робити все введення даних вручну, хоча оновлення до автоматичної системи може зробити для більш гладких операцій. Для компаній з більш ніж одним або двома співробітниками, це також може мати фінансовий сенс відійти від ручного введення даних якомога швидше.
Недолік: помилка людини
Намагаючись, як би ми могли, люди стають більш схильними до помилок, ніж комп'ютери. Хоча комп'ютерна система має випадковий збій, вона зазвичай записує дані і організовує їх більш точним способом, ніж люди, з меншою потребою в перевірці помилок. Ручна обробка даних вимагає набагато більше очей для перевірки і подвійної перевірки даних на точність.
Недолік: швидкість
Щоб ввести дані вручну, потрібно багато часу. Машини та комп'ютери, як правило, швидше, ніж люди, що звільняє співробітників від уваги до інших речей. Замість того, щоб вводити цифри протягом усього дня, ваші співробітники могли б витрачати більше часу на перегляд інвентаризації, створення діаграм або складання прогнозів для майбутнього зростання.
Недолік: витрати на оплату праці
Це коштує багато грошей, щоб платити людям вручну вводити дані, і це заважає підприємцям та іншим працівникам інвестувати більше часу на їхню точку найбільшого внеску в бачення і місію компанії. Робота багатьох може бути завершена однією людиною, а це означає, що вам потрібно менше працівників для введення даних, або ж ви можете використовувати своїх співробітників у тих сферах, які краще залучають свої подарунки, щоб прискорити зростання компанії.
Перевага: вартість системи
Ручне введення даних не вимагає дорогих систем, машин і програм. Власники малого бізнесу не завжди мають великий стартовий фонд при виконанні операцій і відключенні. Система ручної обробки дозволяє підприємству потрапити в гру без необхідності вкладати багато дорогоцінного капіталу в комп'ютери, машини та методи комп'ютерної обробки.
Перевага: Простота для малих стартапів
Деякі підприємці добре розуміють, як відстежувати дані на папері, використовуючи аркуші журналів, але не настільки комфортно з комп'ютерними системами. У той час, коли ви, швидше за все, вивчаєте багато речей відразу для того, щоб отримати свій бізнес, можливо, краще тимчасово відкласти вивчення системи введення даних. До тих пір, поки ви зберігаєте точні записи вручну, ви можете почекати, щоб вивчити цей варіант, поки решта ваших щоденних операцій не буде більш рутинною.
Перевага: посилення нагляду
Коли ви зберігаєте записи вручну, ви маєте контроль над категоріями, в яких розміщується кожен окремий номер. Якщо у вашому бізнесі є унікальні потреби, які роблять продаж або тенденції важко відстежувати в автоматизованому режимі, вам, можливо, доведеться відстежувати ці цифри вручну.Наприклад, установи соціальних служб, які фіксують зміни в сімейній динаміці або звільненні від емоційного розладу, можуть виявити, що методи ручної обробки даних є більш точними, ніж автоматизовані методи.
Перехід від ручного до сучасного введення даних
Хоча вручну введення даних іноді найпростіше з дуже малим бізнесом і дозволяє менше витрат на отримання прокатки, коли бізнес зростає, так і його методи. Коли ви готові перейти від ручного введення даних до щось більш складного, ви можете заглянути в такі програми, як Quicken, QuickBooks або безкоштовна програма ZipBooks. Будь-яка програма електронних таблиць може допомогти вам класифікувати інші заходи, такі як показники успішності програми, тенденції співробітників або зміни в динаміці та прогнозах у легких для розуміння способах. Доцільно увійти через кілька місяців або років минулих даних, щоб ви могли бачити тенденції в нових номерах, коли ви їх вводите. Якщо у вас виникли сумніви, проконсультуйтеся з бухгалтером або спеціалістом із введення даних для одноразової допомоги або як звичайний підтримка у веденні точних записів даних для вашого бізнесу.
