Часто, коли організація шукає сторонньої допомоги для проекту, вона видає пропозицію або запит на пропозицію. Потім підрядники реагують на ЗП, описуючи, як вони можуть допомогти з проектом і чому їхня компанія або команда є найкращим варіантом для роботи. Для того, щоб отримати найбільш повну відповідь і зробити правильний вибір, ЗП повинні включати деякі основні відомості.
ЗП повинен завжди починатися з вступу та огляду організації, що видає запит, та проблеми або проекту, де потрібна допомога. Вступ, як правило, не більше, ніж абзац-два, і повинен також включати терміни виконання проекту та пропонований бюджет. Включення цієї інформації допомагає фірмам приймати рішення щодо того, чи потрібно відповідати на запит.
Деталі проекту
Друга частина ЗП повинна надати деталі про конкретний проект або програму. Надайте інформацію про мету та структуру проекту, а також деталі щодо роботи команди, місцезнаходження, графіка та статусу проекту. Ця інформація допомагає респондентам зрозуміти контекст проекту; Потім вони можуть адаптувати свою відповідь до потреб запитуючої організації.
Сфера обслуговування
Запит пропозицій повинен деталізувати, які послуги ви шукаєте у зовнішньої фірми. Такий обсяг послуг, мабуть, є найважливішим розділом ЗПП, оскільки відповідні фірми піклуються про розробку пропозицій, які відповідають усім Вашим потребам. Хоча ви повинні включати конкретні завдання, які є ключовими для завершення проекту, перелік необхідних послуг повинен бути досить загальним, оскільки кожна фірма, що відповідає, матиме свій власний підхід до проекту. Дозволити зовнішнім фірмам деталізувати свої ідеї та процеси можуть допомогти вам прийняти більш обґрунтоване рішення щодо найкращої компанії для роботи.
Бюджет
Незважаючи на те, що деякі фірми, які випускають ЗП, не соромляться включити бюджетну інформацію, якщо у вас є строгий бюджет, то включіть її до ЗП. ЗП повинен включати розділ, в якому пропонується фірмам деталізувати, як вони планують використовувати бюджет, а також розбиття вимог та процедур виставлення рахунків і платежів. Також вкажіть інформацію про тип контракту, який ви надаєте, та тривалість контракту.
Кваліфікація
Коли ви вибираєте за межами фірми працювати з вашою компанією, ви хочете найкращої, найбільш кваліфікованої фірми, яку ви можете собі дозволити. ЗП повинен включати розділ, де фірми-респонденти можуть деталізувати свою кваліфікацію для роботи. Якщо ви шукаєте конкретний досвід, попросіть респондентів деталізувати свої навички та досвід у цій сфері. Крім того, запитуйте посилання на компанію в цілому або на окремих членів команди.
Оцінка та подання
Пропозиції щодо пропозицій повинні включати розбивку критеріїв оцінки та напрямки подання пропозиції. Будьте чіткими та конкретними, вказуючи дату та час кінцевого терміну, а також конкретну адресу, де ви будете отримувати пропозиції. Якщо є обставини, які призведуть до негайної дискваліфікації, включіть їх.
