Повідомлення часто надсилаються багатьом людям одночасно і не призначені для персоналізації, як бізнес-лист. Ділова пам'ятка написана для навчання або інформування аудиторії. Ця аудиторія може бути членами вашої організації або третьої сторони, наприклад клієнтом. При написанні записки клієнта важливіше залишатися професіоналом протягом всього Вашого запису і надавати багато інформації. Додаткові матеріали, такі як інформація про вашу компанію, можуть бути включені до записки клієнта.
Створіть заголовок для нагадування клієнта. Категорії заголовків - To, From, Date і Subject. До розділу "До" мають бути включені всі клієнти, яким ви надсилаєте нагадування. Ваше ім'я входить до розділу Від. Дата відправлення записки повинна бути написана після "Дата", а тема меморандуму має чітко пояснити мету, наприклад, "Додаткова інформація, необхідна для проекту веб-сайту".
Напишіть перший абзац з урахуванням вашого клієнта. Перший абзац має бути декілька речень, які коротко пояснюють вашу мету. Використовуючи приклад проекту веб-сайту, ви б пояснили, над яким проектом ви працюєте для клієнта, чому вам потрібна додаткова інформація та яка інформація. Це резюме, тому деталі ще не потрібно включати.
Напишіть тіло пам'ятки, яка зазвичай триває кілька абзаців. Тут ви будете включати деталі для посилання клієнта. Наприклад, ви можете говорити про те, з яким аспектом проекту веб-сайту у вас виникли проблеми, і про те, яка конкретна інформація потрібна від клієнта.
Вкажіть кроки, які потрібно виконати клієнту, якщо це можливо, у пункті закриття. Цей розділ не потребує інформативних записок, таких як оновлення клієнта щодо нової політики компанії. У прикладі проекту веб-сайту, однак, ви повинні пояснити клієнту, як ви віддаєте перевагу додатковій інформації. Якщо від клієнта не вимагається жодних дій, ви можете надати свою контактну інформацію, якщо у нього є питання. Не забудьте подякувати йому за свій час.
