Короткий звіт є ефективним інструментом спілкування з генеральним менеджером, який зазвичай є зайнятим керівником. Вони можуть бути використані для звітування про хід виконання проекту, щотижневі або щомісячні фінансові прогнози або звіти про виробничі операції. На відміну від вичерпних звітів, які вимагають великих досліджень і деталей, короткий звіт вимагає лише основної, але найбільш важливої інформації. Написання короткої доповіді відбувається за аналогічним стилем написання доповідей, за винятком того, що резюме, фон, зміст, висновок або рекомендації є стислими.
Зберіть дані, які стосуються проекту, про який ви повідомляєте. Зробіть це, використовуючи наявні дані, такі як фінансові звіти, техніко-економічні звіти та опитування, які вже були проведені. Використовуйте відповідні довідкові матеріали, такі як книги або інформацію від поінформованих третіх сторін, наприклад, експертів галузі, як дані для вашого звіту.
Введіть дату, ім'я генерального менеджера, якому ви надсилаєте звіт, ваше ім'я, свій підпис і тему звіту у верхньому лівому куті аркуша.
Коротко узагальнюйте зміст звіту, вказавши проблему, висновки, прогрес досі або пропозицію вирішити проблему. Коротко вкажіть, що ви очікуєте від переваг проекту.
Опишіть фон, написавши коротку історію поточного проекту або бізнес-завдання, про яке ви повідомляєте. Вкажіть імена людей, які беруть участь у завданні або проекті, такі як члени команди проекту, тренери або керівники відділів. Надайте подальше пояснення того, про що йде завдання або проект.
Напишіть тіло або зміст звіту, включивши висновки та дані, зібрані на кроці 1. Надайте короткий аналіз отриманих результатів і вкажіть, що вони означають для загального проекту та бізнесу. Включити діаграми, анкети, опитування та посилання в доповідь, щоб підтримати ваш аналіз.
Зробіть висновок, коротко зазначивши статус проекту або завдання. Надайте рекомендації, лише якщо генеральний менеджер просив про це. Дайте дві коротких і найважливіших рекомендації, які узагальнюють всі інші рекомендації, які ви могли б вказати в довшому звіті.
Поради
-
Хоча короткий, звіт не повинен залишати читача без відповіді на запитання. Надайте всю необхідну інформацію чіткою та чіткою мовою.
