Фінансові звіти для акціонерів, маркетингові плани та оцінки якості - це всі приклади звітів, написаних для підприємств. Короткий звіт подібний до будь-якого іншого звіту, але з меншою кількістю сторінок. Вона повинна зазначати основні цілі звіту, узагальнювати довідкову інформацію, переглядати альтернативи та рекомендувати шлях вперед. Розглянемо звіт як проект-план для нього, а потім напишіть його в чіткому і простому стилі. Короткий - це добре, тому що більш імовірно, що зайняті чи незацікавлені, але важливі партії прочитають це.
Планування
Зустрічайтеся з керівниками, щоб уточнити вимоги, оскільки вони визначатимуть формат і зміст звіту. Наприклад, звіт про оцінку проекту не буде структурований так само, як маркетинговий план або фінансовий звіт.
Досліджуйте довідковий матеріал, включаючи документи, надані вам, коли вам було призначено письмове завдання та матеріал, який ви збираєте незалежно від Інтернету, бібліотеки, а також від зустрічей та розмов із зацікавленими сторонами (наприклад, менеджерами бізнес-підрозділів, постачальниками та клієнтами).
Підготувати шаблон звіту, включаючи резюме, вступ, розділи для альтернатив та запропоновані рішення, рекомендації та висновок.
Вміст
Напишіть вступ. Зазвичай не довше, ніж абзац, у вступі має бути зазначено мету звіту та визначено ключові питання. Вона повинна бути орієнтиром для решти доповіді, але не повинна підсумовувати її. Наприклад, першою лінією може бути: "Метою цього звіту є вивчення рішень щодо поточних проблем якості на нашому виробничому об'єкті", а потім резюме основних питань.
Зберіть тіло звіту. У прикладі виробничих приміщень розділи можуть містити технічні деталі, перелік альтернативних рішень, а також аналіз витрат та вигод для кожного з них, а також рекомендації. Бізнес-план міг би мати інший набір розділів, таких як дослідження ринку, конкурентний аналіз і фінансові прогнози. Незалежно від формату, розділи повинні бути в логічному порядку, так що читачеві не потрібно перевертати назад і вперед, щоб з'ясувати вміст.
Завершіть звіт, пославшись на цілі звіту. Для прикладу виробничого об'єкту висновок може бути план реалізації рекомендованого рішення. Для фінансового звіту можна зробити висновок про перспективи бізнесу.
Перелічіть посилання, наведені в тексті, визначивши публікацію, з якої вони прийшли, назву, автора та дату. Перелічіть інші відповідні джерела в розділі бібліографії або ресурсів.
Напишіть резюме. Про абзац-два, підсумовуйте звіт, щоб зайнятий керівник міг зрозуміти ключові моменти і проглянути деталі пізніше. Для фінансового звіту, резюме може бути просто таблицею, що показує ключові тенденції продажів і прибутку.
Підготуйте титульну сторінку з назвою звіту, датою та іменами та приналежністю авторів. Включіть зміст для звітів, довжина яких перевищує 15 сторінок.
Надішліть листа, що надсилається, особі (менеджеру або контрактнику), а не до відділу. Визначте ключові рекомендації звіту, надайте свою контактну інформацію та перелічіть вкладення.
Поради
-
Таблиці, діаграми та детальні розрахунки повинні бути розміщені як додатки, але ключові висновки повинні бути включені в основний звіт.
