Проведення семінару на певну тему може навчити людей щось нове, перевчити людей на те, що вони вже знають, і впроваджувати досягнення у вашій галузі. Але проведення семінару може бути дорогим. Існує ряд рішень, які ви повинні зробити, щоб ви знали, скільки коштів для бюджету для вашого семінару і ряд факторів, які вплинуть на загальну вартість.
Елементи, які вам знадобляться
-
Бюджет семінару
-
Оцінка відвідувачів
-
Список постачальників
-
Попередній план бюджету семінару
Початок складати план бюджету для вашого семінару, визначаючи, скільки грошей ви повинні витратити на нього. Якщо ваша організація виділила певну суму на заходи, ви повинні знати, що це таке. Якщо ви плануєте стягувати плату за семінар в надії розірвати навіть вас, ви будете визначати, скільки стягувати з урахуванням кількості очікуваних учасників та загальної прогнозованої вартості заходу.
Визначте загальну вартість заходу, склавши перелік пунктів, необхідних для проведення семінару. Включіть такі речі, як вартість оренди об'єкта, якщо у вас немає вільного місця, вартість оренди аудіовізуального обладнання для ведучих, вартість презентаторів, якщо вони оплачуються, вартість будь-яких друкованих видань і ручок і вартість оренди столів і стільців, якщо ви плануєте це робити.
Запропонуйте план бюджету з попереднього семінару, який ваша організація провела, щоб отримати уявлення про те, скільки він заплатив за кожну з цих позицій. Ви також бажаєте отримати список рекомендованих постачальників, які ваша організація використовувала в минулому. Якщо ваша організація не може рекомендувати будь-яких постачальників, зверніться до місцевої торгової палати чи інших організацій, з якими ви маєте добрі стосунки, і запитайте, чи можуть вони рекомендувати постачальників. Зателефонуйте постачальникам, які плануєте використовувати, і запитуйте їх на основі кількості учасників, які плануєте провести на семінарі.
Слідкуйте за оцінками постачальників, створивши форму на своєму комп'ютері. Зробіть розділ для кожного потрібного елемента. Наприклад, зробіть розділ з назвою "аудіовізуальний" і введіть в компанії і приблизну ціну. Якщо ви отримуєте котирування з двох компаній, включіть їх обох і їх ціни. Зробіть це для кожного елемента у вашому списку та загальної суми. Якщо у вас є різні ціни від аналогічних постачальників, почніть з додавання обсягу постачальника, який ви віддаєте перевагу, і перейдіть до менш дорогих постачальників, якщо ваш загальний результат буде занадто дорогим.
Порівняйте загальну прогнозовану вартість вашого семінару з сумою, яку ваша компанія заплатила, щоб побачити, чи є вона прийнятною. Якщо витрати занадто великі, розглянути питання про залучення учасників до семінару. Розділіть вартість семінару або вартість семінару за межами бюджету, кількість очікуваних учасників, щоб визначити, скільки ви повинні стягувати з людей.
