Бюджет посилається на письмовий документ, що детально описує способи, якими організація виділить свої гроші. Як керівник підприємства, ви повинні вирішити, чи буде бюджетний контроль на вас або на ваших менеджерів. Є чотири застосування бюджетного контролю, як зазначив Майкл Армстронг у «Довіднику методів управління: всебічне керівництво для досягнення досконалості в управлінні та вдосконалення прийняття рішень».
Планування
Бюджетний документ створюється через систему планування. Якщо ви розробляєте бюджет самостійно, ви можете почати з бюджету минулого року. Ваш бюджет повинен включати весь дохід, який Ви проектуєте, і як Ви його витратите. Частина етапу планування вимагає визначення пріоритетів різних потреб бізнесу. Можливо, вам доведеться приймати жорсткі рішення, наприклад, найняти додаткову особу в цьому році і надавати більш високі витрати на енергію. Ваш бюджетний документ повинен відображати всі аспекти планування та визначення пріоритетів. Якщо ви залишите важливі бюджетні міркування, ви можете зіткнутися з дефіцитом протягом бюджетного року.
Вимірювання
Після того, як бюджетний документ буде завершений, керівники кожного департаменту несуть відповідальність за дискреційні витрати, такі як витрати, витрати на друк і нарахування заробітної плати, зберігаючи при цьому бюджетний розподіл. Вам потрібна фінансова система для відстеження витрат по кожному рядку бюджету. Здатність кожного менеджера дотримуватися свого бюджету вплине на вашу прибутковість і фінансове становище компанії.
Порівняння
Використовуючи систему вимірювання, ви можете порівняти фактичні витрати з бюджетними витратами, переходячи по рядку в бюджетному документі. Ви повинні визначити, чи є перевитрати, і де в компанії це відбувається. Можливо, деякі департаменти витрачають великі витрати, і їм потрібно скоригувати свій бюджетний контроль, або це може бути так, що керівники цих департаментів можуть обґрунтувати випадки перевитрат, пояснивши непередбачені витрати, такі як постачальник, що підвищує ціни протягом бізнес-року.
Контроль
Ви повинні вжити заходів після того, як ви вивчили, як кожен відділ витрачає у межах або над його виділеним бюджетом. Будь-які дії, які ви вживаєте, щоб отримати відділ для збільшення або зменшення своїх витрат, дорівнює контролю. У екстремальних обставинах, наприклад, коли ви не можете змусити керівників приборкати витрати і дотримуватися свого бюджету, ви можете забрати бюджетний контроль. Всі витрати, що проводяться відповідно до річного бюджетного документа, допомагають фірмі зосередитися на стратегічних цілях.
