Лист на випадок непередбачених ситуацій включає плани та процедури, якими буде керуватися відділ бізнесу, якщо щось станеться, що може негативно або негативно вплинути на діяльність компанії. У листі буде пояснено, як реагувати на пожежу або втрату даних - або на несподіване щастя, наприклад, велике замовлення. Незважаючи на те, що комплексний план надзвичайних ситуацій для всього бізнесу може охоплювати численні відомства, лист надзвичайних ситуацій зосереджується на проблемах, з якими може зіткнутися окремий департамент, і окреслює план для вирішення цих проблем.
Процеси та завдання
Кожен керівник відділу повинен підготувати письмо з надзвичайними обставинами з деталізацією бізнес-процесів, які він обробляє, та завдань, які він виконує. Цей лист повинен містити все, що робить департамент, кожну людину, з якою він спілкується, які результати він надає і коли він представляє результати. Наприклад, письмовий лист для відділу бухгалтерського обліку повинен показати, як бухгалтерський відділ здійснює зв'язок з відділом продажів для обліку дебіторської заборгованості та її методів зв'язку з відділом закупівель для відстеження кредиторської заборгованості, а також про те, як відділ щомісячно надає звіти про доходи та щоквартально податкові декларації.
Точки невдачі
Лист на випадок непередбачених обставин повинен містити пункти відмов у кожному процесі. Це події, які можуть порушити завершення процесу або завдання. Точки відмови можуть варіюватися від стихійних лих до катастрофічних втрат даних до простих зловживань між співробітниками. Непередбачений лист, в якому викладені пункти відмови відділу бухгалтерського обліку, може включати в себе відсутність рахунків-фактур на суму тижня або збій жорсткого диска, який знищує важливі фінансові звіти.
Імовірність і вплив
Наступна частина листа на випадок непередбачених ситуацій описує ймовірність того, що можуть виникнути точки відмов і вплив, який такі пункти відмов матимуть на операції. У листі може бути показано, як деякі точки відмови мають високу ймовірність, але представляють мінімальну загрозу, в той час як інші точки відмови можуть бути дуже малоймовірними, але мають руйнівні наслідки. Письмовий лист для автоматизованої системи обліку бухгалтерського обліку може показувати низьку ймовірність неможливості зберігати записи компанії в актуальному стані, але в листі також може бути показано, як невдача в цій системі може мати серйозний вплив на діяльність відділу.
План дій у надзвичайних ситуаціях
Лист непередбачених обставин буде містити план дій, який окреслює кроки, які буде виконувати відділ, якщо відбудеться відмова, щоб відділ міг працювати навколо точки відмови, виконуючи необхідне завдання. Незважаючи на те, що дії, викладені в листі на випадок надзвичайних ситуацій, можуть бути не найефективнішими або зручнішими способами виконання завдання, вони виконують роботу. План дій в письмовому листі відділу бухгалтерського обліку може містити кроки щодо використання книг і калькулятора паперової книги в разі втрати даних з розбитого жорсткого диска.
