Запис рухів на зборах є невід'ємною частиною процесу управління будь-якою організацією. Завдання може бути втомливим, але вирішальним. Секретар зустрічі визнає, що не важливо записувати все, що було сказано, тільки те, що було зроблено або вирішено на засіданні. Пропозиції особливо важливі, тому що вони забезпечують міцну основу для подальших дій, і навіть люди, які були присутні на засіданні, повинні повернутися і проконсультуватися з протоколами, щоб точно пам'ятати, що вони погодилися зробити.
Запишіть основні дані, що стосуються зустрічі, особливо дату та імена учасників. Зверніть увагу на кожного, хто був відсутній, і на присутність будь-кого, хто має право голосу за дорученням, що представляє тих відсутніх членів комітету.
Запишіть стандартні процедури, які виконується комітетом, які можуть включати такі елементи, як підтвердження протоколу попереднього засідання, початкове повідомлення (примітка, хто передав повідомлення, а не зміст повідомлення) тощо. Зауважте також, чи було це регулярно запланованим засіданням, або якщо це було спеціальне засідання, яке було скликано з такою незвичайною метою, як позачергова зустріч бюджету.
Виділіть початок руху, розмістивши слово "MOTION" літерами верхнього регістру або підкресливши його, а потім назву особи, яка запропонувала рух (наприклад, "MOTION by Colonel Mustard").
Записуйте рух саме так, як було заявлено. Рух може бути поданий курсивом. Якщо дискусія стосується чіткого формулювання пропозиції до голосування, не записуйте обговорення, просто вкажіть точну мову остаточного варіанту пропозиції (наприклад, "ПАКЕТ полковника Мустарда: комітет вирішує формально засуджують професора Сливу за загрозу пану Гріну свічником. ”)
Запишіть результати голосування. Комітети можуть вирішити записати, як голосували всі в комітеті (так, ні, утрималися), число без індивідуальних рішень (прийнято від 5 до 3), або тільки результат (прийнятий).
