Протоколи зустрічей є важливими юридичними документами для неприбуткових організацій, державних установ, товариств і корпорацій. Вони забезпечують запис процесу прийняття рішень. Протоколи відрізняються від диктування. Вони не є розшифровкою слова для слова про те, що сталося на зустрічі; замість цього вони є записом того, хто брав участь, що обговорювалося, будь-яких голосів, які були віддані, і того, що було вирішено. Протокол зберігається кілька років.
Підготуйтеся до запису точних хвилин
Перегляньте порядок денний засідання. Це дозволить вам планувати важливі пункти порядку денного, про які вам потрібно буде робити нотатки. Ви також отримаєте уявлення про те, скільки відвідувачів очікувати.
Складіть лист учасника. Це може бути так само просто, як папір з назвою зустрічі і датою у верхній частині з декількома пронумерованими лініями. Ви розповсюджуватимете це на початку зустрічі, щоб учасники підписалися.
Переконайтеся, що обладнання для запису працює належним чином. Ви можете вибрати нотатки про зустріч на ноутбуці, папері або ручкою або записати зустріч. Якщо засідання охоплюватиме конфіденційну інформацію, обговоріть запис з головою та поясніть свій намір використовувати запис лише для забезпечення точності протоколу.
Створити протокол зустрічі для запису
Слідкуйте під час зустрічі. Зосередьтеся на темі кожної дискусії і не вказуйте коментарі. Наприклад, відзначимо, що виділення коштів на нову будівлю обговорювалося, але не відзначають, що "обговорення було емоційним і нагрітим". Зверніть увагу, хто запропонував кожний рух і що було вирішено.
Створіть документ, який буде офіційним протоколом. Він повинен бути того ж формату, що й попередні протоколи зустрічей. Розгляньте можливість використання шести розділів: заклик до замовлення, дзвінок, затвердження протоколів минулих зборів, відкриті питання, нові справи та відкладення. Під кожним надайте короткий і нейтральний виклад дискусії або діяльності. Якщо було підрахунок голосів, включіть підрахунок. Якщо голоси не враховувалися, стверджуйте лише, що рух було "виконано" або "не вдалося". Створіть простір для того, щоб протокол був підписаний самостійно як запискач і голова, який затвердить протокол.
Розмістіть протокол членам правління протягом одного тижня після зустрічі і - якщо зустріч була публічною - подайте їх як публічний запис. Внесіть необхідні зміни та виправлення. Якщо потрібні роз'яснення, зверніться до власних приміток або до запису зустрічі.
Зберігайте хвилини зустрічей у файлах компанії
Подайте протоколи зустрічей з минулих зустрічей. Протокол можна зберігати в папці, організованому комітетом або радою, і в хронологічному порядку. Оскільки протоколи засідань є юридичними документами, зберігайте їх у головному офісі.
Видаліть запис, який ви зробили з цієї зустрічі, якщо це не політика вашої організації. Як тільки ваші хвилини є остаточними, зазвичай немає необхідності зберігати цю резервну копію, і її вміст може бути чутливим або конфіденційним.
Копіювати та розповсюджувати протоколи засідання на початку наступної зустрічі. Вони будуть затверджені як перша точка бізнесу.
Поради
-
Якщо необхідно, перегляньте шаблони зустрічей. Дослідіть, як зберігалися літні хвилини, або шукайте в Інтернеті "Шаблони хвилин зустрічей".
