У бізнесі ми знаходимося в і поза зустрічей, під час яких ми приймаємо багато рішень. Наприкінці зустрічі, протоколи засідань ухвалюють рішення, щоб усі учасники вживали подальших дій. Протоколи засідань охоплюють всі аспекти зустрічі, від списку учасників та порядку денного до дій, що приймаються, та рішень, які необхідно прийняти для подальших зустрічей. Використовуючи конкретні кроки для встановлення протоколу зустрічей, ваша команда, колеги та менеджери дізнаються про теми обговорення та очікування щодо подальших дій.
Використовуйте порядок денний зустрічей як рекомендації для написання протоколів засідань. Порядок денний засідання є керівним принципом зустрічі. Вона оновлює учасників, і вона дозволяє їм знати цілі, їхні ролі в досягненні їх і які конкретні елементи призначені для них. Оскільки засідання базується на порядку денному, порядок денний стає керівництвом для написання протоколів.
Коротко опишіть роль учасників на засіданні або проекти для обговорення. Поясніть роль кожного учасника, щоб допомогти учасникам не знати, хто відвідував цей відділ і з якою метою. Висвітлення ролей учасників гарантує, що кожна особа цілеспрямовано відвідує зустріч. Ролі учасників є важливими для посередника та учасників зустрічей, тому обговорення засідань йдуть вперед, не будучи занепалими раніше обговорюваними темами.
Виділіть цілі зустрічі, чітко вказавши їх. Наприклад: приймати рішення, збирати ідеї або оновлювати команду про прогрес. Цілі лістингу допомагають читачам протоколу чітко зрозуміти мету зустрічі. Частиною цілей або цілями є те, що читають багато старші менеджери; якщо вони не потребують залучення до цілей, подальше читання не потрібно. Якщо менеджер має певні інтереси в цілях, він може прийняти участь у наступному засіданні.
Напишіть рішення, прийняті на зустрічі. Зверніть увагу на всі прийняті й обговорені рішення для визначення порядку денного наступного засідання. Видача рішень дозволяє учасникам і не-учасникам переглядати, чи від них вимагаються будь-які подальші заходи, за які вони потім можуть підготуватися. Рішення, висвітлені на засіданні, будуть вирішені, якщо не буде потрібне подальше обговорення на іншій зустрічі, яка була б самостійним рішенням. Захоплення та обмін рішеннями, прийнятими на зустрічі, є критичними для точних, корисних хвилин.
Напишіть завдання "Наступний крок" поруч із ім'ям підзвітного особи. Ці кроки дають змогу координатору засідань підготуватися до наступної зустрічі, а також для учасників та не учасників, щоб вони були обізнані про те, що вони несуть відповідальність за зустріч. Це гарантує, що люди готуються до наступної зустрічі, або шляхом виконання своїх завдань, або делегування їх іншому, який може їх завершити, і бути присутнім на наступній зустрічі.
Надішліть учасникам проект протоколу зустрічей. Проект дозволить учасникам редагувати протоколи шляхом оновлення приміток, наступних кроків та рішень. Проект перегляду гарантує, що вся інформація була зафіксована належним чином і що люди керують завданнями, призначеними для них або відділу. Як частина процесу розгляду проекту, надайте кінцеву дату всім учасникам за коментарями. Якщо редагування не було отримано, протокол вважається прийнятим усіма сторонами.
Надсилайте протоколи зустрічей. Після того, як буде зібрано всі відгуки, надсилайте протоколи зборів всім особам, які були запрошені на зустріч. Копіюйте інших співробітників або учасників, яких необхідно інформувати. Протокол надсилається протягом 24 годин після закінчення засідання або за 12 годин до наступної зустрічі, залежно від того, що відбудеться раніше.
Поради
-
Не всі відомості повинні бути зафіксовані в протоколі зустрічей, основних моментів достатньо. Протоколи засідань є ефективними, коли вони підсумовують зустріч рішеннями та відповідальністю. Якщо ви сприяєте зустрічі, попросіть когось зробити нотатки для команди.
