Протокол є докладним записом зустрічі. У протоколі записуються теми розмови, необхідні дії та прийняті рішення. Протокол засвідчує наявність офіційного протоколу засідання, а також задокументує, хто був на засіданні і хто був відсутній. Зазвичай одна особа обирається для збереження протоколу, як правило, секретаря або казначея. Якщо ви отримали можливість вести протокол зустрічі, є деякі речі, які потрібно пам'ятати, щоб забезпечити їх професійне записування.
Елементи, які вам потрібні
-
Перо або олівець
-
Ноутбук
-
Пристрій запису
-
Комп'ютер
Зверніть увагу на час, дату і місце зустрічі у верхній частині сторінки в блокноті.
Використовуйте пристрій запису, який можна відтворити пізніше, щоб допомогти вам у написанні хвилин.
Перерахуйте імена учасників. Також запишіть імена людей, які, як очікувалося, будуть на зустрічі, але відсутні. Вам може знадобитися вказати, чия відсутність виправдана. Якщо так, ви можете помітити "вибачення" в дужках поруч із ім'ям особи.
Слідкуйте за порядком денним зустрічі. Головні відвідувачі зазвичай отримують порядок денний до зустрічі, і це допоможе вам записати кожну обговорювану тему на замовлення.
Зверніть увагу на основні моменти, що були зроблені для кожної теми порядку денного. У протоколі повинні бути зазначені будь-які прийняті рішення або подальші дії, необхідні для кожного пункту порядку денного.
Додайте слово "Дія" під будь-який пункт порядку денного, який має необхідні дії від члена ради або учасника. Коли ви вводите нотатки, зробіть слово "дію" жирним і курсивом, і поставте його власною лінією; це полегшує пошук і допомагає відстежувати, хто повинен робити те, що.
Напишіть або введіть будь-який інший «Інший бізнес», щоб позначити будь-які теми, що обговорювалися, крім тих, які вказані в порядку денному, і позначте, хто відповідав за виведення цих питань на засідання.
Вкажіть у вашому протоколі узгоджений час, дату та місце наступної зустрічі.
Вийти з протоколу. Останній рядок набраних вами хвилин має містити ваше ім'я та назву, перед якими вказується фраза "Записані хвилини".
Поради
-
Переконайтеся, що пристрій запису підключено, повністю заряджений або містить додаткові батареї.
