Якщо ви просто добровільно відстежували діяльність під час щотижневих зустрічей співробітників або ваші колеги обирали вас до кабінету секретаря збору благодійних фондів, дуже важливо, щоб ви склали чіткі і точні записи про те, що відбувається під час зустрічей вашої організації. Протоколи засідань слугують офіційним записом обговорюваних або прийнятих питань. Вони часто вважаються історичними документами. Отже, важливість прийняття відмінних хвилин не може бути переоцінена, і учасники оцінять вашу увагу до деталей, а також ваш професіоналізм.
Елементи, які вам потрібні
-
Правила замовлення Робертса
-
Членський склад
Виберіть спосіб запису хвилин. Зважте переваги та недоліки запису на плівку, набираючи нотатки, і напишіть деталі вручну під час зустрічі. Розглянемо безпечний метод, такий як комбінація двох цих методів. Наприклад, ви можете записати запис на зустріч, а також ввести нотатки на свій ноутбук або планшет.
Отримати копію "Правила Порядку Роберта" або отримати доступ до онлайн-підписки на цю групу з парламентської процедури та найкращих практик для проведення та запису нарад. Вивчіть відповідний формат для запису обговорень на зустрічах, рухів, секунд до рухів, обговорення та голосування. Якщо можливо, отримайте копію книги або веб-сайту, доступну для вас під час зустрічі. Це виявиться безцінним у тому випадку, якщо члени зможуть знайти відповіді на питання про належне управління, поведінку, офіційні записи та протоколи.
Форматуйте вступ і структуру хвилин. Наприклад, укажіть у своєму вступі дату, час, імена офіцерів, місце розташування та мету зустрічі. Протокол засідань повинен відображати час, коли було проведено засідання, а також час, який він відклав. Метою офіційних зустрічей може бути просто щомісячна зустріч щодо членства; однак, якщо ви записуєте протоколи для спеціальних зборів, переконайтеся, що ваші протоколи точно відображають, що це зустріч, яку організація зазвичай не проводить у ході свого звичайного бізнесу. Багато організацій державного сектору можуть скликати спеціальні зустрічі для обговорення конфіденційних питань, таких як кадрові питання, які не підпадають під певні положення закону про стан сонця.
Встаньте, коли вас вводить президент організації або керівник групи. Якщо ви офіційно не запроваджені, познайомтеся з групою та поясніть свою роль секретаря запису або журналіста. Розкажіть групі, які методи ви використовуєте, щоб захопити обговорення засідань. Таким чином, учасники ідентифікують вас як особу, відповідальну за створення та підтримку офіційних документів організації, що особливо корисно для членів, які не знають вас або тих, хто не знайомий з організацією та її практикою. Крім того, ваше вступне слово служить пропозицією, щоб учасники говорили чутно, щоб ви могли ефективно виконувати свої обов'язки.
Попросіть учасників представити себе, коли ви швидко помітите їх імена і де вони сидять. Таким чином, вам не доведеться постійно просити людей повторювати свої імена, коли ви записуєте рухи, секунди та дискусійні питання. Наприклад, ви завжди повинні записувати ім'я особи, яка подає клопотання, особа, яка його прослуховує, і особу, яка вимагає голосування за пропозицію. Коли хтось закликає до голосування, вони зазвичай говорять: "Закликайте до питання". Потім керівник групи просить членів групи проголосувати. Якщо перед голосуванням є обговорення, занотуйте важливі частини дискусії та занотуйте будь-які офіційні заперечення. Ваші зауваження, що стосуються подання та голосування, також повинні містити назви прийомів, голосів та утримань.
Уникайте вкладання суб'єктивних тверджень у ваші нотатки. Не інтерпретуйте, що означає спікер за його тоном, перегином або невербальними сигналами. Протоколи зустрічей повинні бути фактичними та об'єктивними - будь-який поворот заяв учасника може підірвати цілісність ваших хвилин і поставити під сумнів вашу здатність правильно записувати протоколи. Наприклад, напишіть: "Джон Доу зробив наступний рух: закрийте школи на дні, коли Національна служба погоди прогнозує більше п'яти дюймів снігу для Джексона, Адамса і округу Медісон," не "Джон Доу наполегливо заявив, що хоче, щоб група проголосувати про те, чи закривати школи в дні, коли регіональні погодні умови вказують на негоду і непрохідні дороги."
Завершіть свої хвилини якомога швидше після закінчення засідання, а дії ще свіжі у вашому розумі. Перегляньте свої нотатки, послухайте запис на касеті та підготуйтеся до розробки остаточної версії. Якщо у вас є запитання щодо того, що сталося під час зустрічі, проконсультуйтеся з офіцером або керівником групи. У деяких випадках вам може знадобитися звернутися до особи, за чиїми заявами вам потрібні роз'яснення.
Забезпечте лідера своєї групи тим, що ви пропонуєте, - це останні хвилини; просити про зворотний зв'язок, запитання або виправлення. Коли ви отримаєте зелене світло, підготуйте остаточну версію і організуйте розповсюдження протоколів членам. Використовуйте бажаний метод вашої організації для розповсюдження копій протоколів, або електронною поштою, або поштою, або особистою доставкою, якщо ви перебуваєте в одному офісі з учасниками.
Поради
-
Якщо ваша зустріч включає початковий виклик, вам не потрібно просити членів представити себе. Просто захопіть імена людей, які присутні, і запишіть імена людей, які відсутні. Роул-дзвінки, як правило, є стандартною процедурою при офіційних зустрічах, наприклад, з радами директорів. Окремо відзначте, де сидять люди. Це стає вашим "шпаргалками", так що ви можете легко посилатися на людей по іменах у ваших хвилинах або звертатися до них, коли ви просите когось пояснити або повторити те, що вона сказала.
Навіть якщо зустріч є неформальною, Ваша роль, яку ви приймаєте, не є такою. Навіть для неофіційних зустрічей серйозно підходьте до відповідальності за прийняття до уваги, а також надайте офіційні письмові нотатки, які чітко і формально описують заходи наради. Учасники оцінять вашу увагу до деталей.
Увага
Утримайтеся від використання пристроїв, таких як смартфон, щоб захопити нотатки про зустріч - це не проеціює позитивний образ, і люди, які не знають про можливості смартфонів, можуть подумати, що ви просто граєте на своєму телефоні, а не слухаєте, що члени організації обговорюємо.
